Gerenciar uma empresa com sucesso é um grande desafio e uma das tarefas mais importantes é manter uma boa gestão de ativos de TI.
O mercado de gerenciamento de ativos está em alta. Se olharmos para trás, há 10 anos, vemos que muita coisa mudou, principalmente em termos de tecnologia.
Hoje, os dispositivos eletrônicos são fundamentais para o nosso trabalho e com as mudanças para o trabalho remoto e o uso maior de celulares e tablets, um inventário se torna ainda mais necessário.
Um estudo recente mostrou que empresas que investem em tecnologia e treinamento digital podem aumentar seus lucros em até 25%.
Portanto, manter um inventário atualizado ajuda a empresa a não perder o controle dos seus ativos e se manter competitiva no mercado.
Fazer um inventário ajuda no planejamento estratégico, no suporte técnico e até a manter um controle dos equipamentos e sistemas usados pela empresa. Em resumo, um bom inventário pode ser a diferença entre ter sucesso ou enfrentar problemas desnecessários.
Inventário de TI: o que é e por que fazer
A gestão eficaz de ativos em uma organização se faz pela catalogação e avaliação criteriosa desde equipamentos até licenças de software.
Esse inventário atualizado é um alicerce para decisões estratégicas, influenciando a manutenção, renovação ou substituição de recursos, com o objetivo de maximizar o investimento e reduzir custos.
Dentro da esfera de TI, compreende-se o inventário como um mapa completo e dinâmico de todos os componentes tecnológicos da empresa.
O mapeamento engloba desde hardwares, como computadores e smartphones, até softwares e aplicações usadas em todas as áreas da corporação.
Permitindo, assim, uma visão abrangente para uma administração mais eficiente.
As estratégias para um inventário assertivo
Implementar estratégias precisas para a realização de um inventário de TI requer cuidado em cada etapa de seu ciclo de vida.
Inicialmente, ao adquirir ativos, é crucial registrar meticulosamente cada item, assegurando que a utilização e a manutenção subsequentes sejam embasadas em informações sólidas.
À medida que os ativos são utilizados, é vital um acompanhamento contínuo, facilitando decisões proativas sobre atualizações ou substituições.
Afinal, um inventário bem gerido culmina em uma gestão de recursos eficiente, essencial para o desenvolvimento e sustentabilidade empresarial.
Inventário de TI e a minimização de riscos
Um inventário de ativos de TI elaborado meticulosamente atua como um escudo protetor contra desvios financeiros e a perda de recursos valiosos.
Ao manter um controle rigoroso, as organizações mitigam riscos e maximizam o retorno sobre os investimentos realizados em seus bens.
Além disso, a clareza e a precisão no inventário fortalecem a posição da empresa perante auditorias e regulamentações de compliance, evidenciando um comprometimento com a governança corporativa e uma gestão de ativos impecável.
Quando realizar o inventário de TI?
É crucial manter o inventário de tecnologia atualizado para informações sempre precisas. Este deve ser desenvolvido pela organização o mais rápido possível, não importando seu tamanho ou segmento de mercado.
O inventário é uma ferramenta vital para a gestão eficaz da tecnologia da informação. Inicialmente, o inventário pode revelar questões urgentes para o time de TI, como a presença de softwares prejudiciais ou a gestão inadequada de equipamentos e licenças.
Nessa fase, é essencial avaliar a situação e promover as correções necessárias. Posteriormente, a manutenção regular e a revisão do inventário são fundamentais para se antecipar a futuras demandas.
Essas práticas elevam a eficácia da gestão de TI e sustentam decisões estratégicas contínuas.
Inventário de TI e Controle Patrimonial: quais as diferenças?
O inventário de ativos e o controle patrimonial são práticas interligadas, embora tenham finalidades distintas.
De forma simplificada, o inventário de ativos de TI abrange uma gama mais variada e pode abarcar bens que não sejam físicos, ao passo que a gestão de patrimônio diz respeito primordialmente aos bens físicos.
O controle patrimonial está estreitamente atrelado à área financeira, desempenhando papel crucial na acuracidade dos demonstrativos financeiros, enquanto o inventário de TI atende a objetivos mais extensos, como a segurança e a observância normativa.
Da mesma forma, o inventário requer uma execução periódica, ao contrário da gestão de patrimônio, que exige monitoramento constante, dado o caráter variável dos bens físicos.
- Inventário de TI:
Bens tangíveis, como equipamentos e veículos;
Intangíveis, como propriedade intelectual e direitos autorais.
- Controle Patrimonial:
Monitoramento e gestão dos bens e direitos tangíveis de uma organização, especialmente no contexto contábil, como propriedades, equipamentos, veículos e terrenos.
Como Fazer um Inventário de TI?
Para otimizar a gestão operacional, minimizar vulnerabilidades de segurança, assegurar o cumprimento de normas regulamentares e embasar decisões estratégicas sobre investimentos em tecnologia, é fundamental realizar um inventário de ativos de TI assertivo.
Utilize um software especializado e siga as etapas abaixo:
Catalogação de Ativos
Compile um registro abrangente dos ativos de TI, abarcando tudo, desde dispositivos e computadores, até softwares, redes e periféricos.
Informações Técnicas
Anote informações técnicas vitais de cada item do inventário, como configurações de hardware, edições de programas, códigos de identificação, protocolos de internet, e mais.
Posicionamento Físico
Defina e documente o posicionamento físico de cada item do inventário, o que simplifica os processos de gestão e manutenção.
Titularidade
Defina claramente quem é o responsável por cada ativo, promovendo a gestão eficiente e uma vigilância criteriosa.
Atualizações Constantes
Para garantir a precisão do inventário, é essencial uma atualização contínua, em especial quando há novidades como aquisições, realocações ou descartes de ativos.
Principais Benefícios do Inventário de TI Para a Gestão de Bens
A gestão de ativos é um investimento valioso para as corporações líderes, destacando-se por oferecer eficiência financeira, reforço na segurança e redução no consumo de horas e meios, promovendo a eficácia operacional do departamento de TI.
O setor pode então direcionar seu foco para tarefas mais cruciais, aprimorando a precisão nas escolhas estratégicas.
Administração aprimorada
Possibilita um entendimento aprofundado e uma administração mais acurada dos recursos tecnológicos, assegurando seu aproveitamento máximo.
Proteção de dados
Contribui para o reconhecimento e solução de fraquezas no sistema, asseverando a atualização e proteção de todos os programas e redes.
Conformidade regulatória
Ajuda a atender as exigências legais e padrões de conformidade, incluindo regulamentos como o GDPR e HIPAA.
Planejamento financeiro
Torna o planejamento de gastos mais eficiente ao prover uma perspectiva detalhada dos bens atuais e seu estado, possibilitando antecipar necessidades de melhorias ou mudanças.
Assistência técnica
Eleva a rapidez do suporte técnico, com acesso imediato a dados sobre a configuração e condição dos recursos, essencial para um atendimento ágil em situações críticas.
A Transformação Digital e o Inventário de TI
No mundo atual, marcado pela transformação digital, o inventário de ativos de TI também se moderniza.
As soluções tecnológicas disponíveis permitem um controle muito mais ágil e preciso dos ativos, facilitando a vida dos gestores e garantindo que a informação necessária esteja sempre ao alcance. Descubra:
1) Armazene o inventário na nuvem
Essa sugestão pode parecer básica, mas é surpreendente o número de empresas que não aplicam isso. O inventário deve ser facilmente acessível a todo momento pelas pessoas-chave.
Portanto, evite confiná-lo a um computador único, a um e-mail individual ou a dispositivos de armazenamento físico como pen drives.
A solução ideal é hospedar o inventário na rede corporativa ou, preferencialmente, em um serviço de nuvem confiável – como Google Drive, Dropbox, iCloud ou OneDrive.
Assim, o acesso é garantido mesmo à distância, uma condição essencial para equipes que operam remotamente ou que se movimentam com frequência.
2) Crie um banco de dados da gestão do inventário
Não basta apenas atualizar o inventário, é vital documentar as metodologias de sua administração. Pense em uma situação onde o responsável pelo inventário se ausenta e outro colaborador precisa assumir o posto.
Ele terá facilidade e eficiência ao tomar o controle, sem se embrenhar em dúvidas e mal-entendidos?
É essencial, então, anotar os procedimentos habituais, explicar como lidar com certos desafios e esclarecer quem responde por quais ações dentro da gestão do inventário.
3) Utilize softwares específicos
Contudo, realizar um inventário de TI não precisa ser uma tarefa puramente manual. O avanço tecnológico oferece ferramentas dedicadas que facilitam essa atividade.
Estas soluções automatizam a coleta de informações, monitoram equipamentos e programas e mantém os dados do inventário sempre atualizados.
No cenário de gestão de ativos de TI e de dispositivos móveis, o uso dessa tecnologia é particularmente benéfico.
Celulares e tablets, por sua característica portátil, apresentam desafios maiores para o controle e supervisão, tornando tais ferramentas imprescindíveis.
4) Automatize seus processos
A automação de tarefas relacionadas ao inventário de TI é alcançada por meio do uso eficaz de softwares e ferramentas de gerenciamento de dispositivos e dados. Sempre que possível, incorpore essas tecnologias no seu fluxo de trabalho.
Isso facilita a execução de processos burocráticos, como a instalação ou atualização de aplicativos, liberando tempo para você se dedicar a atividades que requerem análise, pensamento crítico e inovação para resolução de problemas.
Dicas para gerenciar o inventário de ti eficientemente
A administração eficiente dos ativos de uma empresa aumenta em complexidade com seu crescimento. É essencial aplicar métodos efetivos para evitar falhas. Siga estas práticas recomendadas:
Evite duplicidade de informações
Verifique seu inventário regularmente para identificar e corrigir entradas duplicadas que podem levar a discrepâncias contábeis significativas.
Formalize processos
Procedimentos não oficiais criados por colaboradores podem ser ineficazes ou contraproducentes. Adote práticas padronizadas para garantir uma transição suave para novos membros da equipe responsáveis pelo inventário.
Facilite o acesso às informações
Assegure que a equipe possa acessar informações do inventário de ativos com facilidade, preferencialmente, como mencionamos anteriormente, por meio de um sistema de gestão na nuvem que permita a consulta de dados em qualquer lugar.
A K2A transforma o inventário de TI da sua empresa
O inventário de ativos de TI é mais do que uma exigência administrativa – é uma estratégia decisiva que resguarda o patrimônio da sua empresa e potencializa suas operações.
Quando realizado de forma eficiente e bem desenvolvido, faz-se essencial para fornecer dados relevantes ao gestor de TI, permitindo tomadas de decisão mais assertivas.
Os benefícios incluem aumento de produtividade, corte de gastos e proteção das informações da empresa. Incorporar essa prática no seu modelo de gestão significa investir na durabilidade e no desempenho financeiro da sua corporação.
Contudo, a K2A entende a complexidade envolvida no inventário de ativos de TI e oferece um serviço especializado que simplifica e traz eficiência para este processo crucial.
Ao optar pela K2A, sua empresa ganha não apenas com precisão nas informações, mas também com economia de tempo e recursos, permitindo que você se concentre no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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