A gestão de ativos de TI ou IT Asset Management é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa que se apoie na tecnologia como motor de suas operações diárias.
Afinal, com a constante evolução tecnológica e a crescente complexidade dos sistemas de TI, compreender e aplicar práticas eficazes de gerenciamento de ativos é fundamental.
Então, práticas como essas não são apenas um diferencial competitivo estratégico, mas sim um imperativo para a continuidade operacional eficiente.
A K2A, consciente da importância de um tema como esse voltado para o monitoramento de ativos de TI, desenvolveu um material completo para esclarecer a importância de uma administração eficiente dos ativos de TI com insights valiosos para gestores de TI e Telecom.
Quer saber mais sobre esse assunto e principalmente como nosso conteúdo pode agregar no seu desempenho e dia a dia como gestor de TI?
Então, boa leitura!
O que é a gestão de ativos de TI (ITAM)?
Gestão de Ativos de TI é o controle eficiente de hardware, software e infraestrutura, visando otimização, segurança e conformidade ao longo do ciclo de vida.
Do inglês IT Asset Management, é uma prática voltada para o controle e otimização dos ativos de tecnologia da informação de uma organização.
Ou seja, o objetivo principal do ITAM é garantir que os ativos de TI sejam adequadamente gerenciados ao longo de seu ciclo de vida, desde a aquisição até a disposição final.
Portanto, envolve o desenvolvimento e manutenção de um inventário preciso e abrangente de todos os ativos de TI de uma organização, sejam eles softwares ou hardwares.
Isso inclui identificar, catalogar e monitorar cada ativo, juntamente com informações detalhadas sobre sua configuração, localização, status de propriedade e uso.
Além disso, o ITAM envolve a implementação de políticas e processos para garantir o uso eficiente e legal dos ativos de TI, incluindo o gerenciamento de licenças de software, conformidade regulatória e segurança da informação.
Uma parte fundamental do processo é o acompanhamento dos custos associados aos ativos, incluindo custos de aquisição, manutenção, suporte e eventual descarte.
Isso permite que as organizações tomem decisões informadas sobre investimentos em TI, priorizem recursos e otimizem os gastos com tecnologia.
Por fim, o IT Asset Management desempenha um papel importante na mitigação de riscos, auxiliando na proteção dos ativos de TI contra ameaças de segurança, falhas de conformidade e perda de dados.
Mas o que é um ativo de TI?
Um ativo de TI abrange qualquer recurso tecnológico, seja hardware, software ou informação, que uma organização valoriza e utiliza para suas operações.
Isso pode incluir desde dispositivos como:
- Laptops;
- Desktops;
- Softwares de escritório;
- Bancos de dados;
- Licenças de aplicativos.
Afinal, é fundamental considerar o “ciclo de vida” desses ativos, pois seu valor tende a diminuir com o tempo de uso e avanços tecnológicos.
A gestão eficaz desses ativos é fundamental para maximizar a utilidade e o valor dos ativos ao longo de seu ciclo de vida.
No entanto, isso envolve não apenas a aquisição e implementação adequadas, mas também a manutenção, monitoramento e eventual disposição dos ativos.
Por isso, alinhar os ativos de TI com os requisitos e objetivos da empresa resulta:
- Melhoria no desempenho;
- Otimização de processos;
- Redução de custos;
- Mitigação de riscos relacionados à segurança e conformidade.
Quem faz a gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI é de total responsabilidade dos gestores e engenheiros de ativos. O gestor de ativos lidera o processo de aquisição de tecnologia.
Enquanto isso, o engenheiro de ativos trabalha em conjunto com as equipes de TI para maximizar a reutilização de recursos e manter um inventário atualizado, otimizando assim o uso de hardware e software.
Portanto, esses profissionais estão encarregados de acompanhar, monitorar e manter os ativos de TI, o que envolve coletar dados, documentar e gerenciar reparos e atualizações.
No entanto, a tecnologia também oferece soluções para simplificar a gestão, como os softwares especializados oferecidos pela K2A.
Essas ferramentas tecnológicas são projetadas para automatizar e otimizar o processo de gestão, permitindo que as equipes de TI se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Mas, soluções propostas pela K2A desempenham um papel de suma importância na melhoria da gestão de ativos de TI, elevando a sua empresa para o novo patamar e com uma grande vantagem competitiva.
Processo da gestão de ativos de TI
A princípio, muitos gestores que passam a lidar com a gestão de ativos de TI entendem apenas como um processo único.
No entanto, esse é um processo do tipo regular que tende a passar por mudanças conforme os avanços tecnológicos, avanços e mudanças no objetivo da empresa e até mesmo conforme as metas e ferramentas mudam.
A seguir, confira algumas etapas da gestão de ativos de TI. São elas:
1- Desenvolvimento do inventário
O desenvolvimento detalhado do inventário é considerado a primeira etapa, e nele todos os recursos de TI devem estar elencados, assim como suas descrições.
Para isso, descreva o inventário, quantas unidades estão em posse da empresa e onde cada uma dessas unidades está localizada.
2- Cálculo dos custos do ciclo de vida
Durante a vida útil de um equipamento, a empresa tem gastos relacionados ao seu funcionamento como uma troca de peça, manutenções preventivas e muito mais. Por isso, o cálculo do custo de vida ajuda a mensurar os valores e indicar a necessidade de troca.
3- Mapeamento
O mapeamento ou rastreamento é a etapa em que consiste o acompanhamento da vida útil dos equipamentos. Ou seja, cuida do monitoramento contínuo do TI lidando com pontos como prazo de garantia, licenças e assinaturas.
4- Manutenção
Os processos de manutenção devem ser mapeados por uma ferramenta ITAM. Então, esse processo envolve troca de peças, upgrades, reparos e até mesmo a substituição de recursos.
Claro, manutenções mercadorias para o pleno funcionamento das atividades ou melhorias desejadas pelo setor.
Quais as vantagens e importância da gestão de ativos de TI?
Certo, entendida a importância e os responsáveis pelo controle de ativos de TI, é hora de explorar os benefícios cruciais que uma gestão eficaz desses ativos pode trazer para sua empresa:
Realiza a identificação dos ativos
A identificação meticulosa dos ativos de TI é a base de qualquer processo de gestão de ativos bem-sucedido.
Esse processo permite que as empresas criem um inventário exaustivo de todos os seus recursos tecnológicos.
Ao ter um panorama detalhado do que possuem, as empresas garantem a organização e a facilidade de acesso a informações precisas.
Sendo tais informações fundamentais para a tomada de decisões estratégicas e para assegurar a adesão às políticas internas e aos regulamentos externos.
Além disso, uma gestão de ativos de TI executada com maestria pode otimizar de forma significativa as operações da empresa.
Com um controle apurado sobre os ativos, é possível aprimorar a distribuição de recursos, assegurar a atualização e o bom funcionamento de equipamentos e softwares, e ainda aumentar a eficiência geral das atividades empresariais.
Otimiza operações
A otimização das operações é um dos benefícios mais importantes de uma gestão eficaz.
Quando as empresas implementam um sistema de controle detalhado sobre seus ativos tecnológicos, elas desbloqueiam um potencial significativo para aprimorar a alocação de recursos.
Esse controle elevado possibilita também uma previsibilidade maior em relação à manutenção e à substituição de ativos, evitando paradas inesperadas que possam prejudicar as operações diárias.
Além disso, a gestão eficiente de ativos de TI permite uma melhor visibilidade sobre o desempenho dos ativos, o que é crucial para identificar gargalos e otimizar o desempenho.
Reduz custos operacionais
A redução de custos operacionais é outro benefício expressivo. Ao administrar de forma inteligente os ativos, as empresas podem evitar despesas desnecessárias com equipamentos redundantes ou pouco utilizados. Além disso, possibilita a negociação de contratos mais vantajosos com fornecedores, bem como reduz os gastos com manutenção.
Uma boa gestão desses ativos também é uma linha de defesa eficaz contra multas e penalidades decorrentes de não conformidade com licenças de software. Um aspecto frequentemente negligenciado que pode levar a consequências financeiras severas.
Inclusive, uma boa gestão ajuda a prevenir multas e penalidades associadas à não conformidade com licenças de software.
Rastreamento dos ativos
O rastreamento dos ativos de TI é uma função vital que permite às empresas monitorarem a localização e o estado de seus recursos tecnológicos com precisão e em tempo real.
Essa capacidade é essencial para prevenir perdas e furtos e facilita a recuperação rápida de ativos em caso de incidentes.
Além disso, um rastreamento eficiente é um componente chave para uma gestão aprimorada do ciclo de vida dos ativos. Dessa forma, assegura-se que os mesmos sejam substituídos ou atualizados no momento adequado, mantendo, assim, a infraestrutura de TI da empresa sempre em condições ideais de uso.
Portanto, a implementação de uma gestão de ativos de TI robusta e estratégica é um investimento que se traduz em operações mais ágeis, conformidade regulamentar, redução de custos e otimização do ciclo de vida dos ativos.
Com a expertise da K2A, sua empresa pode alcançar esses benefícios e posicionar-se de maneira vantajosa no mercado, maximizando o retorno sobre seus investimentos em tecnologia.
Desafios da gestão de ativos de TI
É importante destacar que gerir ativos de TI envolve complexidades significativas. Entre os principais desafios, destacam-se:
- Controle preciso de inventário para evitar redundâncias e otimizar investimentos;
- Atualização e manutenção de hardware e software, assegurando performance e segurança;
- Gestão de contratos de tecnologia, garantindo conformidade e custo-benefício;
- Monitoramento contínuo de ativos para prevenir falhas e perda de dados;
- Acompanhamento de ciclo de vida de ativos para substituições e atualizações estratégicas.
Mas como superar esses desafios?
A superação dos desafios inerentes à gestão de ativos de TI é um aspecto crucial para o sucesso das empresas na era digital.
Para alcançar uma gestão eficiente, é imprescindível adotar uma estratégia abrangente e bem estruturada.
Inicialmente, é fundamental estabelecer políticas claras e consistentes de gerenciamento.
Estas políticas devem cobrir todas as etapas do ciclo de vida dos ativos, desde a aquisição até a disposição final, garantindo que cada etapa seja gerenciada de acordo com as melhores práticas do setor.
Além disso, a capacitação contínua da equipe é um pilar central para o sucesso da gestão de ativos.
Investir no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores assegura que eles estejam sempre alinhados às práticas mais atualizadas e eficientes, o que é vital para manter a infraestrutura de TI em pleno funcionamento.
Realizar auditorias regulares é outra ação determinante para uma gestão de ativos eficaz.
Essas auditorias permitem que a empresa identifique rapidamente quaisquer ineficiências ou desvios que possam estar ocorrendo, oferecendo a oportunidade de corrigi-los de maneira proativa.
Essa prática também abre espaço para a identificação de oportunidades de melhoria e otimização de processos.
Implemente as tecnologias certas para realizar a gestão de ativos de TI na sua empresa
A implementação de um sistema centralizado de gestão de ativos é um passo transformador para as empresas.
Com isso, é possível monitorar efetivamente os ativos em tempo real, simplificando o controle de custos e assegurando o processo de tomada de decisões estratégicas.
A centralização dos dados permite uma análise mais profunda e integrada dos recursos tecnológicos, facilitando a identificação de tendências e padrões que podem ser decisivos para o futuro da organização.
Por isso, consideramos o uso de softwares especializados para realizar a gestão de ativos de TI como uma decisão estratégica que otimiza processos e promove uma visão integrada e eficiente dos recursos tecnológicos.
Com uma solução robusta como o software desenvolvido pela K2A, tenha acesso a um processo simples e poderoso de controle da gestão de ativos de TI.
O iControl, nossa solução, integra e controla todos os aspectos do gerenciamento de ativos de TI, proporcionando uma visão abrangente do ambiente tecnológico da empresa.
Isso facilita imensamente a tomada de decisões estratégicas, pois oferece aos gestores as informações necessárias para agir de forma assertiva e alinhada aos objetivos organizacionais.
Então, solicite o seu teste online e conheça o software da K2A. Descubra como uma solução como essa opera na redução de custos e otimiza os recursos de TI de maneira integrada e eficiente.
Conte com quem entende do assunto e pode revolucionar a gestão de ativos de TI do seu negócio.
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