Toda e qualquer empresa precisa de um controle de ativos de TI. No entanto, são poucos os gestores que sabem o que é ou até mesmo entendem como montar um controle de tecnologia da informação, mesmo que seja um ponto de suma importância.
Um gestor deve entender o valor de todos os ativos de posse da empresa no inventário e no momento ideal para que, sempre que necessário, as substituições sejam realizadas.
Afinal, o controle auxilia a empresa na mensuração do tempo de vida de cada um dos equipamentos.
Além disso, cuida de todo o contrato e aluguel de hardware ou serviços terceiros. Por isso, empresas que investem em um controle de ativos de TI alcançam uma maior precisão no aproveitamento de recursos destinados à infraestrutura.
Quer saber mais sobre o monitoramento de ativos de TI? Então, boa leitura!
Entenda o que são ativos de TI na empresa
O ativo de TI pode ser definido como um item pertencente ao inventário da empresa que influencia no aumento da receita, mas sem ser vendido. Por isso, podem ser itens variados como computadores, notebooks, licença de softwares, celulares, programas específicos entre outros.
Claro, todos esses itens devem ser rastreados e detalhados em um controle de ativos de TI, facilitando para os gestores e toda a equipe as atividades ligadas à rotina de uso de cada um deles.
Em outras palavras, o ativo de TI é todo e qualquer componente tecnológico ligado a informática sendo um hardware ou software, de uso da empresa em suas atividades.
Portanto, as atividades de hardwares são definidas como os equipamentos físicos como laptop, teclados, mouses, servidores e data center, desktops e até mesmo impressoras.
No entanto, os softwares são bancos de dados e sistemas construídos com recursos de código aberto. Ou seja, aplicações pelas quais as licenças podem ser emitidas por um usuário ou máquinas.
O que é a política de controle de ativos de TI?
A política de controle de ativos de TI nada mais é do que um processo voltado ao registro do banco de dados de todos os sistemas tecnológicos e equipamentos.
Como mencionamos, o controle deve contar não somente com o tipo de software ou hardware, e sim com a data da entrada, manutenção e detalhes do estado físico.
Afinal, é por meio do controle de ativos de TI que os gestores podem seguir com as manutenções e atualizações conforme a necessidade e alinhados com o objetivo de cada área.
Como fazer um controle de ativos de TI?
Por mais que pareça, um controle de ativos de TI não é um processo complexo. Mas, existem algumas dicas que podem facilitar ainda mais a execução dessa atividade como um software específico, segmentação por categoria e outras.
1- Elabore o inventário para o controle de ativos
Para iniciar o controle de ativos é preciso separar todos os ativos de TI da empresa. Para isso, os gestores devem montar uma planilha ou contratar um software e completar com os equipamentos, datas de contrato ou compra.
Os principais dados são:
- Data da última manutenção preventiva realizada;
- Valor e tipo de licença de software disponível;
- Data de expiração ou necessidade de renovação das licenças de software;
- Valor dos equipamentos, levando em conta a depreciação.
2- Mantenha os registro por data
O controle de ativos de TI deve ser funcional a curto, médio e longo prazo. Portanto, registre detalhadamente a data de entrada de todos os bens do inventário.
Afinal, entender há quanto tempo a aquisição foi feita é essencial para prever o prazo das atualizações e manutenções.
Um detalhe como esse pode oferecer diversas outras vantagens para a sua empresa.
3- Estabeleça prazos para a manutenção preventiva
Aumentar o tempo de vida útil dos equipamentos é possível desde que se tenha uma rotina ligada à manutenção preventiva.
Afinal, o principal objetivo desta manutenção é justamente evitar problemas maiores a partir do cuidado com os pequenos detalhes como reparos e atualizações.
4- Organize o estoque de peças sobressalentes e suprimentos
Além disso, inclua todas as peças e suprimentos que ficam do estoque no controle de ativos de TI.
Então, em caso de trocas ou substituições de equipamentos, esse controle facilita a verificação da disponibilidade.
Inclusive, determina aos gestores a necessidade de reposição das peças sobressalentes e suprimentos sempre que houver uma boa oportunidade de mercado.
5- Treine a sua equipe para gestão de equipamentos
É de suma importância que toda a equipe esteja pronta para lidar com um controle de ativos de TI, seja ele em softwares ou até mesmo em planilhas repletas de dados.
Ainda mais, porque traz uma visibilidade a mais para a empresa nos processos. Portanto, sempre que necessário invista na capacitação e treinamento para todos os colaboradores.
6- Contrate um software de controle de ativos de TI
Um software dedicado ao controle de ativos de TI auxilia os gestores e colaboradores com o registro e monitoramento de todos os equipamentos cadastrados.
Além disso, otimiza toda a rotina com soluções modernas que minimizam os erros comuns em um controle manual por meio de planilhas.
7- conte com fornecedores confiáveis
Por fim, mantenha sua empresa alinhada com os melhores fornecedores do mercado e reconhecidos pelo emprego de qualidade.
Isso porque os fornecedores certos auxiliam as empresas com todo controle de ativos e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Tecnologias de para controle de ativos de TI é com a K2A
A implementação de um controle de ativos de TI é um passo muito importante para o crescimento de uma empresa.
Pensando nisso, desenvolvemos o iControlIT que controla todos os aspectos de gerenciamento de ativos de TI por meio da integração de dados.
Tenha uma visão clara e abrangente do setor tecnológico da empresa e tome decisões ainda mais assertivas e estratégicas.
Solicite uma demonstração online e gratuita e entenda como a K2A pode revolucionar toda a forma com que a sua gestão é feita.
Por fim, para mais assuntos como esse, acompanhe o Blog da K2A e confira outros artigos sobre Telecom, TI e Gestão.