A área de TI é uma peça importante para o negócio das empresas. Seja na entrega dos produtos e serviços ou por ser parte da estrutura corporativa para execução de suas atividades. Com essa crescente importância, diversos serviços acabaram sob a gestão da área de Tecnologia da Informação, gerando alta demanda, visando mais qualidade de serviço, alta disponibilidade, otimização de recursos e um mix grande de ativos e fornecedores a serem gerenciados. A centralização do gerenciamento desses contratos pode tornar o dia a dia do gestor mais simples e preciso. Além de trazer ganhos financeiros através de custos evitáveis ou pela recuperação de receita por descumprimento dos níveis de serviços e/ou tarifas e preços contratados. Esses ganhos compreendem também a renegociação planejada dos contratos com vencimento em data próxima, com a antecedência aconselhável.
Principais pontos para uma boa renegociação de contratos
A renegociação de contratos de TI e Telecom é um dos principais passos para reduzir os custos das empresas. Empresas ou indivíduos comumente encontram serviços não utilizados, subutilizados ou mesmo utilizados mais do que o contratado, o que gera custos desnecessários.
Elaboração da RFP (Request for Proposal)
Uma RFP com termo técnico e comercial, bem documentada e estruturada, baseada no perfil de uso atual, incluindo necessidades específicas de cada área da empresa, de forma abrangente e completa, é o ponto inicial para o sucesso na negociação de contratos. Quando a tomada de preços ocorre, pode-se focar na melhoria no nível de serviço, na otimização dos recursos ou redução de custos.
A RFP deve incluir o escopo detalhado do que está sendo contratado, o processo de implantação e entrega, os SLAs bem definidos e dentro das necessidades da empresa, assim como as condições contratuais primordiais.
Esse documento é importantíssimo para o sucesso da contratação do fornecedor. Portanto, ele precisa estar bem redigido e contempla todas as normas operacionais, financeiras e jurídicas, além do regulamento, penalidades e SLAS.
Análise e negociação das propostas
Após o recebimento das propostas elas devem ser equalizadas, comparadas ao que foi pedido na RFP, certificando-se de que cada fornecedor consegue cumprir das exigências técnicas e jurídicas, assim como prazos e valores.
Importante nessa fase são os parâmetros primordiais para definição do fornecedor, fruto de análise detalhada do que cada concorrente apresenta, seus aspectos positivos e negativos e dar peso a cada um, incluindo o valor apresentado. Essa primeira etapa define os fornecedores participantes da concorrência.
Além disso, quando necessário, deve-se estabelecer targets de preços para os participantes da RFP. Principalmente se poucas propostas se enquadrarem no que a empresa entende como primordial para a contratação dentro do orçamento disponibilizado. A K2A conduz uma análise aprofundada dos valores praticados no mercado versus utilização e necessidades técnicas, acelera essa fase e a torna mais produtiva, garantindo que o processo de contratação ocorra dentro das melhores práticas.
Contratação do fornecedor ideal
Por fim, após a equalização das propostas, apresentação dos targets de valores, finalizadas as negociações e definido o fornecer, inicia-se o processo de contratação.
O contrato precisa ser detalhado e contemplar todos os pontos negociados, sejam eles jurídicos, financeiros, operacionais ou administrativos. Assim, com tudo documentado e concordado entre as partes, inicia-se a implantação e a gestão do serviço contratado.
O sucesso de negociação ou renegociação de contratos
Em suma, o sucesso de uma negociação de contrato está na definição clara do que a empresa necessita em termos de entrega e orçamento.
Muitas corporações, mesmo tendo uma área de compras robusta e experiente, contratam empresas especializadas para conduzir o processo de renegociação detalhado anteriormente. Fazem isso como ferramenta adicional, contando com especialistas de mercado que trazem agilidade, precisão e a certeza de uma contratação com a melhor entrega e custo. Contam ainda com ajuda adicional no acompanhamento da implantação dos novos contratos, evitando as “dores de cabeça” correspondentes.