El área de TI es una pieza importante para el negocio de las empresas, ya sea en la entrega de los productos y servicios o por ser parte de la estructura corporativa para la ejecución de sus actividades.
Con esta creciente importancia, diversos servicios acabaron bajo la gestión del área de Tecnología de la Información, generando alta demanda, buscando más calidad de servicio, alta disponibilidad, optimización de recursos y un mix grande de activos y proveedores a ser administrados.
La centralización de la gestión de estos contratos puede tornar el día a día del gestor más simple y preciso. Además de traer beneficios financieros a través de costos evitables o por la recuperación de ingresos por incumplimiento de los niveles de servicios y/o tarifas y precios contratados. Estos beneficios comprenden también la renegociación planeada de los contratos con vencimiento en fecha próxima, con la antelación aconsejable.
Principales puntos para una buena renegociación
Renegociar contratos de TI y Telecom es uno de los principales pasos para reducir los costos de las empresas. Es común encontrar servicios no utilizados, subutilizados o incluso utilizados más que lo contratado, generando costos innecesarios.
Elaboración de la RFP (Request for Proposal)
Una RFP con término técnico y comercial, bien documentada y estructurada, basada en el perfil de uso actual, incluyendo necesidades específicas de cada área de la empresa, de forma abarcadora y completa, es el punto inicial para el éxito en la negociación de contratos. Cuando la toma de precios ocurre, se puede enfocar en la mejoría en el nivel de servicio, en la optimización de los recursos o reducción de costos – o incluso todos estos puntos en el mejor escenario.
La RFP debe incluir el alcance detallado de lo que está siendo contratado, el proceso de implantación y entrega, los SLAs bien definidos y dentro de las necesidades de la empresa, así como las condiciones contractuales primordiales.
Este documento es importantísimo para el éxito de la contratación del proveedor. Él debe estar bien redactado y contempla todas las normas operativas, financieras y jurídicas, además del reglamento, penalidades y SLAS.
Análisis y negociación de las propuestas
Después del recibimiento de las propuestas ellas deben ser ecualizadas, comparadas a lo que fue pedido en la RFP, certificándose de que cada proveedor puede cumplir de las exigencias técnicas y jurídicas, así como plazos y valores.
Importante en esta fase son los parámetros primordiales para la definición del proveedor, fruto de análisis detallado de lo que cada competidor presenta, sus aspectos positivos y negativos y darle peso a cada uno, incluyendo el valor presentado. Esta primera etapa define a los proveedores participantes de la competencia.
Cuando sea necesario, se debe establecer targets de precios para los participantes de la RFP, principalmente si pocas propuestas se encuadran en lo que la empresa entiende como primordial para la contratación dentro del presupuesto dispuesto. K2A es capaz de conducir un análisis profundizado de los valores practicados en el mercado versus utilización y necesidades técnicas, acelera esta fase y la torna más productiva, garantizando que el proceso de contratación ocurra dentro de las mejores prácticas.
Contratación del proveedor ideal
Después de la ecualización de las propuestas, presentación de los targets de valores, finalizadas las negociaciones y definido el proveedor, se inicia el proceso de contratación.
El contrato debe ser detallado y contemplar todos los puntos negociados, ya sean ellos jurídicos, financieros, operativos o administrativos. Con todo documentado y concordado entre las partes, se inicia la implantación y la gestión del servicio contratado, otra especialidad de K2A.
El éxito de negociación o renegociación
El éxito del inicio al fin de una negociación de contrato está en la definición clara de lo que la empresa necesita en términos de entrega y presupuesto.
Muchas corporaciones, incluso teniendo un área de compras robusta y experimentada, contratan a empresas especializadas para conducir el proceso de renegociación detallado anteriormente. Hacen esto como herramienta adicional, contando con especialistas de mercado que traen agilidad, precisión y la seguridad de una contratación con la mejor entrega y costo. Cuentan también con ayuda adicional en el seguimiento de la implantación de los nuevos contratos, evitando los “dolores de cabeza” correspondientes.
