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Renegociação de Contratos de TI e Telecom – Gera redução de custos e melhoria na qualidade do serviço

A área de TI, já há alguns anos, vem sendo uma peça importante para o negócio das empresas. Seja como meio de entrega dos produtos e serviços, seja por ser parte da estrutura corporativa para execução de suas atividades.

Com essa crescente, diversos serviços acabaram ficando sob a gestão da área de Tecnologia da Informação, gerando alta demanda, visando cada vez mais qualidade de serviço, alta disponibilidade, otimização de recursos e um mix grande de ativos e fornecedores a serem gerenciados.

A centralização do gerenciamento desses contratos pode tornar o dia a dia do gestor mais simples e assertivo. Além de trazer ganhos financeiros, ou pelo menos, custos evitáveis ou recuperação de receita por descumprimento dos níveis de serviços e/ou tarifas e preço0s acordados. E esses ganhos compreendem também a renegociação planejada desses contratos em data próxima, porém com a antecedência aconselhável, ao término da vigência do contrato.

Principais pontos para uma boa renegociação

Revisar e renegociar contratos de TI e Telecom é um dos principais passos para reduzir, e muito, os custos das empresas. E é bastante comum encontrar serviços não utilizados, subutilizados ou até mesmo sendo utilizados a mais ao que foi contratado e gerando custos excedentes e desnecessários.

Elaboração da RFP (Request for Proposal)

Ter uma RFP com o tremo técnico e comercial,bem documentada e estruturada, baseada no perfil de uso atual, incluindo necessidades especificas de cada área/departamento da empresa, de forma abrangente e completa, é o ponto inicial para ter sucesso na negociação de seus contratos. Quando a ação de tomada de preços ocorre, pode-se então focar na melhoria no nível de serviço, otimização dos recursos ou redução de custos – ou no melhor cenário – incluindo todos esses pontos.

Deve constar nessa RFP o escopo detalhado do que está sendo contratado, todo processo de implantação e entrega; os SLAs (Service Level Agreement) ou, em português, ANS (Acordo de Nível de Serviço) bem acertados e dentro da realidade e necessidades da empresa; e as condições contratuais primordiais para a empresa.

Esse documento é importantíssimo para o sucesso do processo e da contratação do fornecedor. Sendo assim, ele precisa estar bem escrito e contemplando todas as normas operacionais, financeiras e jurídicas, além do regulamento, penalidades e SLAS.

Análise e negociação das propostas

Com todas as propostas recebidas é hora de equalizá-las. Comparar cada uma ao que foi pedido na RFP, certificando o que cada fornecedor consegue cumprir das exigências técnicas e jurídicas, assim como seus prazos e valores.

Muito importante nessa fase ter os parâmetros primordiais para a definição do fornecedor,  analisar detalhadamente o que cada concorrente apresenta, seus aspectos positivos e negativos e dar peso a cada um, incluindo o valor inicial apresentado.  Essa é a primeira etapa de definição ou exclusão do fornecedor participante da concorrência.

Quando necessário, em determinado momento do processo de negociação, deve-se estabelecer targets de preços a serem atingidos pelos participantes da RFP. Principalmente se poucas propostas se enquadrarem no que a empresa entende como primordial para a contratação, entrega e budget disponibilizado.

Contar com uma consultoria ou uma análise aprofundada sobre os valores praticados no mercado versus utilização ou necessidades técnicas, faz com que essa fase seja mais rápida e assertiva, além de garantir que o processo de contratação ocorra dentro das melhores práticas.

Contratação do fornecedor ideal

Feita a equalização de todas as propostas; apresentado o target de valores; finalizada as negociações e definido o fornecer; é hora de iniciar o processo de contratação.

Assim como a RFP, o contrato precisa estar bem detalhado e contemplando todos os pontos negociados, sejam eles jurídicos, financeiros, operacionais ou administrativos. Com tudo documentado e acordado entre as partes, é hora de iniciar a implantação e a gestão de todo o serviço contratado. Esse tema – Gestão de Contrato – já abordamos em um outro texto, vale a leitura! 

O sucesso de negociação ou renegociação

Em linhas gerais o sucesso do início ao fim de uma negociação de contrato está na definição clara do que a empresa quer e necessita em termos de entrega e budget.
Muitas corporações, mesmo tendo uma área de compras/Procurement robusta contratam empresas especializadas para conduzir o processo de elaboração da RFP, análise das propostas e definição do fornecedor. Fazem isso como um instrumento ou ferramenta adicional em suas mãos o porquê, contando com um especialista de mercado traz agilidade e rapidez, assertividade e principalmente, a certeza de que irá contratar o que tem de melhor em entrega e custo. Principalmente, ajuda adicional no acompanhamento da implantação dos novos contratos, o que é sempre um grande dor de cabeça.