Inventário de Telecom e TI

Guia completo sobre Inventário de Telecom e TI

Atualmente, empresas necessitam de uma variedade de equipamentos, softwares, sistemas e outros itens de TI que são fundamentais para o desenvolvimento de seu negócio. A área de TI tem papel fundamental para garantir o funcionamento integral da tecnologia e disponibilidade dos melhores recursos para atender as diferentes áreas. Tomar decisões estratégicas, reduzir custos, otimizar recursos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações são algumas das principais responsabilidades desse setor. O inventário de TI é uma das ferramentas que auxiliam o gestor a administrar uma grande quantidade de soluções e informações necessárias para tomar decisões corretas e gerenciar a infraestrutura de tecnologia da informação. Nesta seção vamos oferecer as principais considerações sobre inventário de Telecom e TI e os benefícios que essa ferramenta pode oferecer.

O que é o inventário de Telecom e TI?

É uma lista detalhada de informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. Consideramos esse cadastro importante para respaldar decisões relacionadas à tecnologia da informação.

Para obter um inventário verdadeiramente eficiente devem ser incluídas nessa lista todas as ferramentas, itens complementares, equipamentos e programas, entre outros itens de TI que a empresa usa. Portanto, para se ter um inventário completo e alcançar todos os benefícios que iremos apresentar aqui, é preciso registrar desde hardwares até softwares adquiridos pela organização e correlacioná-los com usuários, gestores e centros de custos.

Principais benefícios da manutenção e atualização do inventário de Telecom e TI

Identificação de problemas e correção na tomada de decisão

Uma das razões mais importantes de possuir um inventário completo e atualizado é a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões estratégicas.

O controle completo dos ativos pode identificar pontos que necessitam de ajustes antes que ocorram problemas ou faltas. Dessa forma será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que resulta em perda de produtividade e lucro.

A gestão dos recursos de Telecom e TI por meio do inventário permite a identificação dos melhores momentos para realizar revisões preventivas ou, ainda, manutenções corretivas no estágio inicial dos problemas, antes que consequências mais graves aconteçam.

Essas medidas impactam direta e positivamente o aumento da vida útil dos equipamentos. Assim, evitando gastos extras com a compra de novos aparelhos antes do momento ideal.

Visibilidade de todo o parque de dispositivos

Um dos principais desafios das empresas é controlar todos os equipamentos físicos. São ativos com custo alto que facilmente deixam de ter controle adequado, principalmente os dispositivos móveis como: notebook, smartphone, tablet, modem.

O descontrole em alguns casos chega a ser tão grande que o colaborador pode sair da empresa e levar o dispositivo consigo. Ou também, perder o equipamento enquanto empregado e simplesmente pedir um novo. Sem considerar que o equipamento tem licenças de software ou chips que também possuem custo associado, por falta de políticas internas e gestão.


Ter mapeado o tipo, modelo, marca, garantia e quem utiliza cada dispositivo é primordial, assim como prever a depreciação desses ativos e manutenção para os próximos anos.

Controle de prazos e garantias

O inventário também auxilia o gerenciamento dos prazos de suporte e a garantia de cada software e hardware da empresa, assim como o controle do uso dos ativos por parte dos funcionários.

Para garantia e suporte, a empresa não corre o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores e pode negociar termos de garantia ou atualizar os ativos antes do fim do prazo de cobertura.

Quanto ao controle de uso, o gestor poderá identificar situações que podem causar problemas pelo uso incorreto por parte do usuário. Assim, possibilitando tomar medidas para evitar que o erro se repita, como realização de treinamentos ou adoção de novas ferramentas.

Finalmente, é importante considerar que a empresa tenha uma política clara para avarias e perdas dos aparelhos.

Mapeamento das necessidades de TI

O inventário possibilita identificar se os recursos de Telecom e TI atendem às necessidades da empresa. Se sua organização não sabe, por exemplo, se existem ativos insuficientes ou em excesso para a execução das atividades, o inventário é uma ótima ferramenta para dar visibilidade e evitar perda de produtividade e evitar custos desnecessários.

Com inventário completo e atualizado, o gestor tem a possibilidade de tomar decisões embasadas e corretas, com foco na melhor solução pelo menor custo e garantir que todos os clientes internos estejam com as ferramentas fundamentais para execução de seu trabalho. Desta forma evita-se, por exemplo, a compra de licenças ou programas desnecessários ou incompatíveis com determinada área ou cargo.

O que deve conter em um inventário de Telecom e TI eficiente?

É importante registrar no inventário a quantidade de equipamentos e sistemas, as datas de compra, os dados técnicos, os números de série, os locais nos quais estão instalados, as datas das últimas manutenções e atualizações, centro de custo relacionado, usuário e gestor, entre outros dados. Devem registrar cada item da empresa separadamente no inventário.

Para tornar um inventário organizado e eficiente, a equipe responsável deve fazer a divisão dos ativos em categorias e subcategorias. Examinemos, como exemplo as categorias software, hardware e usuários.

Dentro da categoria hardware estão os dispositivos físicos: computadores, notebooks, smartphones, impressoras, relógios de ponto, câmeras, equipamentos de biometria, roteadores, modens, servidores, entre outros.

Na categoria software, estarão os recursos intangíveis de tecnologia. Como exemplo podemos destacar os aplicativos, licenças de programas e serviços em nuvem.

A categoria usuários inclui aqueles que utilizam a infraestrutura de TI e deve conter informações correlacionadas aos recursos que utilizam, podendo, inclusive, conter informações de RH.

Quando inventariar os ativos de Telecom e TI?

A equipe responsável deve atualizar constantemente o inventário para garantir informações confiáveis.

Caso a equipe ainda não tenha criado o inventário, o momento certo para fazê-lo é o quanto antes. Para empresas de qualquer tamanho, segmento ou quantidade de softwares e hardwares, o inventário será um grande aliado da gestão de TI.

Já no primeiro levantamento e registro dos recursos podemos encontrar diversos pontos de melhoria e atenção, relacionados a custos desnecessários, falta, excesso, ou recursos inadequados para sua finalidade.

Diante disso, o primeiro passo é entender o cenário todo. Ou seja, mapear cada ação a ser executada e decidir quais intervenções serão necessárias para resolver os problemas. Quando as ações corretivas forem concluídas será preciso manter o inventário atualizado, analisá-lo constantemente e saber quando novas atuações serão necessárias, tornando esse ciclo uma rotina.

Quais as melhores práticas para gestão de inventário de Telecom e TI?

Inserção de todos os dados 

Primeiramente, é importante contar com um sistema que tenha disponibilidade para inserir os dados de forma manual quando necessário e que esteja estruturado para as demandas de Telecom e TI.

Importante buscar uma ferramenta que contemple todos os dados importantes para o controle do inventário de cada empresa, já que podem variar de uma organização para outra. Sistemas que permitem essa personalização são ideais.

Controle automatizado 

Uma ferramenta automatizada minimiza a possibilidade de erros e da inserção incorreta de dados. Além de facilitar a visualização de todo parque tecnológico e agilizar a tomada de decisão. Reduzindo assim problemas comuns quando o controle é feito de forma manual.

Investir em sistemas e rotinas automáticos para atualizar e monitorar o inventário de Telecom e TI é, com certeza, uma boa prática. Essa iniciativa é ainda mais importante em estruturas de gestão mais complexas que contam com grande quantidade de ativos, diferentes departamentos ou terceiros que utilizam sistemas e dispositivos da empresa.

Criação de relatórios personalizados 

Um dos objetivos mais importantes do inventário de Telecom e TI é fornecer as informações necessárias para auxiliar as tomadas de decisão.

Ter a possibilidade de gerar relatórios personalizados a partir de diferentes dados e critérios permite decisões mais corretas com foco na otimização de recursos e redução de custos. É possível saber, por exemplo, quais softwares precisarão ter suas licenças renovadas até o final do ano e prever os investimentos necessários para isso ou, até mesmo, o aumento ou refresh no parque de dispositivos.

Foco nas informações importantes

Além disso, o grande volume de dados sobre ativos de Telecom e TI pode gerar confusão e falta de foco no que realmente é importante para uma gestão eficiente.

No momento da implantação do inventario, até mesmo antes da primeira carga, é importante definir quais dados são relevantes e principalmente quais serão aqueles analisados. Saber quais informações são necessárias para embasar a estratégia do seu negócio permite a elaboração de relatórios específicos para o que se deseja analisar e fundamentar as decisões a serem tomadas.

Entrada e saída de ativos

A principal causa de inconsistências no inventário é a entrada e saída de ativos sem registro ou atualização. A equipe precisa definir e implementar um processo que só altere os dados do inventário quando um ativo realmente passar a fazer parte ou deixar de ser parte da empresa, ou quando houver movimentação interna, como entre centros de custo, por exemplo.

Para tornar o inventário uma ferramenta eficiente, a equipe precisa mantê-lo controlado e atualizado. Afinal, precisam garantir a confiabilidade das informações para tomar decisões acertadas.

Equipe e clientes internos engajados

Por fim, é importante que o gestor envolva a equipe nos processos para que os respectivos objetivos sejam alcançados. Tanto a implantação como a manutenção do inventário se beneficiam dessa prática.

Vale criar ações ou conversas para que todos compreendam a importância do inventário de Telecom e TI. Bem como os benefícios que a ferramenta pode trazer para os processos da empresa. Dessa maneira, o engajamento e os resultados serão maiores.

Treinamentos que capacitem a equipe de Telecom e TI a utilizar de forma integral as ferramentas e conhecer os processos adotados também são fundamentais.

Como monitorar o inventário de Telecom e TI?

A melhor opção de monitoramento é um software de gestão de TI. Esse tipo de sistema faz atualização e monitoramento automáticos continuamente e com chances de erro praticamente nulas, diferentemente do que acontece nos sistemas manuais como planilhas.

Um único software é capaz de gerenciar todo os ativos de TI da empresa. Desde a manutenção de inventário até o acompanhamento de contratos, o controle de gastos com telefonia móvel, fixa e de link de dados, entre outros. Um inventário de TI bem desenvolvido, atualizado e monitorado fornece informações cruciais para o gestor tomar decisões corretas. Além disso, é responsável por um percentual significativo na redução dos custos.

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