Inventário de Telecom e TI

Guía completa sobre Inventario de Telecom y TI

Hoy en día las empresas necesitan de una variedad de equipos, softwares, herramientas, sistemas, servidores y otros ítems de tecnología de la información que son fundamentales para el desarrollo de las actividades de su negocio.

El área de TI tiene un papel fundamental para garantizar el funcionamiento integral de la tecnología y disponibilidad de los mejores recursos para atender a las diferentes áreas. Tomar decisiones estratégicas, reducir costos, optimizar recursos, aumentar la productividad y garantizar la seguridad de la información son algunas de las principales responsabilidades de este sector.

El inventario de TI es una de las herramientas que auxilian al gestor a administrar una gran cantidad de soluciones e información necesarias para tomar decisiones correctas y gestionar la infraestructura de tecnología de la información.

En esta sección vamos a ofrecer las principales consideraciones sobre inventario de Telecom y TI y los beneficios que esta herramienta puede ofrecer.

¿Qué es el inventario de Telecom y TI?

Es una lista detallada de información sobre todos los recursos tecnológicos de una empresa. Este registro es importante para respaldar decisiones relacionadas a la tecnología de la información de la organización.

Para obtener un inventario verdaderamente eficiente deben ser incluidas en esta lista todas las herramientas, ítems complementarios, equipos y programas, entre otros ítems de TI que la empresa usa. Para tener un inventario completo y alcanzar todos los beneficios que presentaremos aquí, es necesario registrar desde los hardwares hasta los softwares adquiridos por la organización y correlacionarlos con usuarios, gestores y centros de costos.

Principales beneficios del mantenimiento y actualización del inventario de Telecom y TI

Identificación de problemas y corrección en la toma de decisión

Una de las razones más importantes de poseer un inventario completo y actualizado es la capacidad de anticipar problemas y tomar decisiones estratégicas.

El control completo de los activos puede identificar puntos que necesitan de ajustes antes que ocurran problemas o faltas. De esta forma será posible actuar con antelación para evitar la indisponibilidad de los servicios que resulta en pérdida de productividad y beneficio.

La gestión de los recursos de Telecom y TI por medio del inventario permite la identificación de los mejores momentos para realizar revisiones preventivas o, además, mantenimientos correctivos en la etapa inicial de los problemas, antes que sucedan consecuencias más graves.

Estas medidas impactan directa y positivamente el aumento de la vida útil de los equipos, evitando gastos extras con la compra de nuevos aparatos antes del momento ideal.

Visibilidad de todo el parque de dispositivos

Uno de los principales desafíos de las empresas es controlar todos los equipos físicos. Son activos con costo alto que fácilmente dejan de tener control adecuado, principalmente los dispositivos móviles como: notebook, smartphone, tablet, modem.

El descontrol en algunos casos llega a ser tan grande que el colaborador puede salir de la empresa y llevarse el dispositivo consigo, o perder el equipo mientras es empleado y simplemente pedir uno nuevo, sin considerar que el equipo tiene licencias de software o chips que también poseen costo asociado, por falta de políticas internas y gestión.

Tener mapeado el tipo, modelo, marca, garantía y quién utiliza cada dispositivo es primordial, así como prever la depreciación de estos activos y mantenimiento para los próximos años.

Control de plazos y garantías

El inventario también ayuda a la gestión de los plazos de soporte y la garantía de cada software y hardware de la empresa, así como el control del uso de los activos por parte de los empleados.

Para garantía y soporte, la empresa no corre el riesgo de perder sus derechos junto a los proveedores y puede negociar términos de garantía o actualizar los activos antes del fin del plazo de cobertura.

Con respecto al control de uso, el gestor podrá identificar situaciones que pueden causar problemas por el uso incorrecto por parte del usuario, posibilitando tomar medidas para evitar que el error se repita, como realización de entrenamientos o adopción de nuevas herramientas.

Finalmente, es importante considerar que la empresa tenga una política clara para averías y pérdidas de los aparatos.

Mapeo de las necesidades de TI

El inventario posibilita identificar si los recursos de Telecom y TI satisfacen las necesidades de la empresa. Si su organización no sabe, por ejemplo, si existen activos insuficientes o en exceso para la ejecución de las actividades, el inventario es una excelente herramienta para dar visibilidad y evitar pérdida de productividad y evitar costos innecesarios.

Con inventario completo y actualizado, el gestor tiene la posibilidad de tomar decisiones fundamentadas y correctas, con enfoque en la mejor solución por el menor costo y garantizar que todos los clientes internos estén con las herramientas fundamentales para la ejecución de su trabajo. De esta forma se evita, por ejemplo, la compra de licencias o programas innecesarios o incompatibles con determinada área o cargo.

¿Qué debe contener en un inventario eficiente?

Es importante registrar en el inventario la cantidad de equipos y sistemas, las fechas de compra, los datos técnicos, los números de serie, los locales en los cuales están instalados, las fechas de los últimos mantenimientos y actualizaciones, centro de costo relacionado, usuario y gestor, entre otros datos. Cada ítem de la empresa debe ser registrado separadamente en el inventario.

Para que un inventario sea organizado y eficiente es esencial que sea hecha la división de los activos en categorías y subcategorías. Examinemos, como ejemplo las categorías software, hardware y usuarios.

Dentro de la categoría hardware están los dispositivos físicos, entre ellos: computadoras, notebooks, smartphones, impresoras, relojes de horario, cámaras, equipos de biometría, ruteadores, modems, servidores, entre otros.

En la categoría software, estarán los recursos intangibles de tecnología. Como ejemplo podemos destacar las aplicaciones, licencias de programas y servicios en nube.

La categoría usuarios incluye aquellos que utilizan la infraestructura de TI y debe contener información correlacionada a los recursos que utilizan, pudiendo, incluso, contener información de RR.HH.

¿Cuándo inventariar los activos de Telecom y TI?

El inventario debe ser actualizado constantemente para garantizar información confiable.

En el caso que el inventario aún no haya sido creado, el momento correcto para hacerlo es cuanto antes. Para empresas de cualquier tamaño, segmento o cantidad de softwares y hardwares, el inventario será un gran aliado de la gestión de TI.

Ya en el primer levantamiento y registro de los recursos serán encontrados diversos puntos de mejoría y atención, relacionados a costos innecesarios, falta, exceso, o recursos inadecuados para su finalidad.

Ante esto, el primer paso es entender todo el escenario, mapear cada acción a ser ejecutada y decidir cuáles intervenciones serán necesarias para resolver los problemas. Cuando las acciones correctivas fueren concluidas será necesario mantener el inventario actualizado, analizarlo constantemente y saber cuándo nuevas actuaciones serán necesarias, tornando este ciclo una rutina.

¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de inventario?

Inserción de todos los datos

Es importante contar con un sistema que tenga disponibilidad para insertar los datos de forma manual cuando sea necesario y que esté estructurado para las demandas de Telecom y TI.

Es importante buscar una herramienta que contemple todos los datos importantes para el control del inventario de cada empresa, ya que pueden variar de una organización para otra. Sistemas que permiten esta personalización son ideales.

Control automatizado

Una herramienta automatizada minimiza la posibilidad de errores y de la inserción incorrecta de datos, facilita la visualización de todo el parque tecnológico y agiliza la toma de decisión, reduciendo problemas comunes cuando el control es hecho de forma manual.

Invertir en sistemas y rutinas automáticos para actualizar y monitorear el inventario de Telecom y TI es, con seguridad, una buena práctica. Esta iniciativa es aún más importante en estructuras de gestión más complejas que cuentan con gran cantidad de activos, diferentes departamentos o terceros que utilizan sistemas y dispositivos de la empresa.

Creación de informes personalizados

Uno de los objetivos más importantes del inventario de Telecom y TI es suministrar la información necesaria para auxiliar las tomas de decisión.

Tener la posibilidad de generar informes personalizados a partir de diferentes datos y criterios permite decisiones más correctas con enfoque en la optimización de recursos y reducción de costos. Es posible saber, por ejemplo, cuáles softwares deberán renovar sus licencias antes del fin del año y prever las inversiones necesarias para esto o, incluso, el aumento o refresh en el parque de dispositivos.

Enfoque en la información importante

El gran volumen de datos sobre activos de Telecom y TI puede generar confusión y falta de enfoque en lo que realmente es importante para una gestión eficiente.

En el momento de la implantación del inventario, incluso antes de la primera carga, es importante definir cuáles datos son relevantes y principalmente cuáles serán aquellos analizados. Saber cuál información es necesaria para fundamentar la estrategia de su negocio permite la elaboración de informes específicos para lo que se desea analizar y fundamentar las decisiones a ser tomadas.

Entrada y salida de activos

La principal causa de inconsistencias en el inventario es la entrada y salida de activos sin registro o actualización. Para evitar este problema es necesario un proceso bien definido que modifique los datos del inventario solamente cuando efectivamente un activo pase a ser o deje de ser parte de la empresa o haya un movimiento interno- entre centros de costo, por ejemplo.

Para que el inventario sea una herramienta eficiente es necesario mantenerlo controlado y actualizado. A fin de cuentas, es necesario que la información sea confiable para que las decisiones que serán tomadas sean las acertadas.

Equipo y clientes internos comprometidos

Es importante que el gestor involucre al equipo en los procesos para que los respectivos objetivos sean alcanzados. Tanto la implantación como el mantenimiento del inventario se benefician de esta práctica.

Vale crear acciones o conversaciones para que todos comprendan la importancia del inventario de Telecom y TI, así como los beneficios que la herramienta puede traer para los procesos de la empresa. De esta manera, el comprometimiento y los resultados serán mayores.

Entrenamientos que capaciten al equipo de Telecom y TI a utilizar de forma integral las herramientas y conocer los procesos adoptados también son fundamentales.

¿Cómo monitorear el inventario?

La mejor opción de monitoreo es un software de gestión de TI. Este tipo de sistema hace actualización y monitoreo automáticos continuamente y con oportunidades de error prácticamente nulas, diferentemente de lo que sucede en los sistemas manuales como planillas.

Un único software es capaz de gestionar todo los activos de TI de la empresa, desde el mantenimiento de inventario hasta el seguimiento de contratos, el control de gastos con telefonía móvil, fija y de enlace de datos, entre otros. Un inventario de TI bien desarrollado, actualizado y monitoreado suministra información crucial para que el gestor pueda tomar decisiones correctas y es responsable de un porcentual significativo en la reducción de los costos.

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