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Guia completo sobre Inventário de Telecom e TI

Com a chegada da tecnologia a demanda de recursos vem aumentando rapidamente. A empresas necessitam de uma variedade de equipamentos, softwares, ferramentas, sistemas, servidores e outros itens de tecnologia da informação que são fundamentais para o desenvolvimento das atividades para seu negócio.

Nessa realidade, a área de TI tem papel fundamental para garantir o funcionamento integral e melhores recursos para atender as diferentes áreas. Por tanto, tomar decisões estratégicas para reduzir custos, otimizar recursos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações são algumas das principais atividades desse setor.

O inventário de TI é uma das ferramentas que auxiliam o gestor a administrar uma grande quantidade de soluções e informações necessárias para tomar decisões corretas e gerenciar a infraestrutura de tecnologia da informação.

Neste guia, você vai conhecer tudo sobre inventário de Telecom e TI e os benefícios que essa ferramenta pode oferecer.

O que é o inventário de Telecom e TI?

O inventário de Telecom e TI é uma lista detalhada de informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. Esse cadastro é importante para respaldar as decisões relacionadas à tecnologia da informação da organização.

Para se obter um inventário verdadeiramente eficiente devem ser incluídas nessa lista todas as ferramentas, itens complementares, equipamentos, máquinas, programas, entre outros itens de TI que a empresa tem. Isso significa que, para ter um inventário completo e alcançar todos os benefícios e resultados que vamos apresentar neste guia, é preciso registrar desde os hardwares até os softwares adquiridos pela organização e correlacionar com usuários, gestores e centros de custos.

Principais benefícios do inventário de Telecom e TI?

Agora vamos apresentar os principais motivos pelos quais é tão importante fazer o inventário de TI e mantê-lo atualizado.

Identificação de problemas e assertividade na tomada de decisão

Uma das razões mais importantes em ter um inventário completo e atualizado é a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões estratégicas.

Com o controle completo dos ativos você poderá identificar pontos que necessitam de ajustes antes que ocorram problemas ou faltas. Dessa forma, será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que sempre resulta em perda de produtividade e lucro.

A gestão dos recursos de Telecom e TI por meio do inventário também permite a identificação dos melhores momentos para realizar revisões preventivas ou, ainda, manutenções corretivas no estágio inicial dos problemas, antes que consequências mais graves aconteçam.

Essas medidas impactam direta e positivamente no aumento da vida útil dos equipamentos, evitando gastos extras com a compra de novos aparelhos antes do momento ideal.

Visibilidade de todo o parque de dispositivos

Um dos principais desafios das empresas é ter controle de todos os equipamentos físicos. São ativos com custo alto e muito fáceis de perder o controle, principalmente os dispositivos móveis como: notebook, smartphone, tablet, modem.

O descontrole em alguns casos chega a ser tão grande que o colaborador pode sair da corporação e levar o dispositivo, não por má-fé, e sim por falta de políticas internas e gestão; pode até perder o equipamento e simplesmente pedir um novo, sem considerar que o equipamento tem licenças de software, antivírus ou chip que também possuem custo atrelado.  


Ter mapeado o tipo, modelo, marca, garantia e com quem está cada dispositivo é primordial, assim como prever a depreciação desses ativos físicos e manutenção para os próximos anos.

Controle de prazos e garantias

O inventário também auxilia no gerenciamento dos prazos de suporte e a garantia de cada software e hardware da empresa, assim como o controle do uso dos ativos por parte dos funcionários.

Para garantia e suporte, a empresa deixa de correr o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores e pode negociar termos de garantia ou atualizar os ativos antes do fim do prazo de cobertura.

Em relação ao controle de uso, o gestor de TI poderá identificar as situações nas quais pode causar problemas com o uso incorreto por parte do usuário. Possibilitando tomar medidas adequadas para evitar que se repita, como realização de treinamentos ou adoção de novas ferramentas.

Além disso, é importante considerar que a empresa tenha uma política clara para avarias, perdas dos aparelhos. Se um colaborador tem seu dispositivo danificado de quem será a responsabilidade por este custo?

Mapeamento das necessidades de TI

O inventário possibilita também identificar se os recursos de Telecom e TI atendem às necessidades da empresa. Se sua organização não sabe, por exemplo, se existem ativos insuficientes ou em excesso para a execução das atividades, o inventário é uma ótima ferramenta para visibilidade e evitar perda de dinheiro ou produtividade.

Com inventário completo e atualizado, o gestor de TI tem a possibilidade de tomar decisões embasadas e assertivas, com foco em ter o melhor pelo menor custo e garantir que todos os clientes internos estejam com as ferramentas fundamentais para execução de seu trabalho. Evitando, por exemplo, a compra de licenças ou programas desnecessários ou incompatíveis com determinada área ou cargo.

O que deve conter em um inventário eficiente?

É importante registrar no inventário a quantidade de equipamentos e sistemas, as datas de compra, os dados técnicos, os números de série, os locais nos quais estão instalados, as datas das últimas manutenções e atualizações, centro de custo relacionado, usuário e gestor, entre outros dados. Cada item da empresa deve ser registrado separadamente no inventário.

Para ter um inventário organizado e eficiente é essencial que seja feita a divisão dos ativos em categorias e subcategorias. Vamos usar como exemplo as categorias software, hardware e usuários. Logicamente, cada uma delas tem ativos específicos.

Dentro da categoria hardware estão os dispositivos físicos, entre eles:

  • computadores;
  • notebooks;
  • smartphones;
  • impressoras;
  • relógios de ponto;
  • câmeras;
  • equipamentos de biometria;
  • roteadores;
  • modens;
  • servidores, entre outros.

Na categoria software, estarão os recursos intangíveis de tecnologia. Como exemplo podemos destacar os aplicativos, licenças e serviços em nuvem.

A categoria usuários corresponde aos perfis que usam a infraestrutura de TI e deve conter informações correlacionadas a todos os recursos que utilizam, podem inclusive, incluir informações de RH.

Quando inventariar os ativos de Telecom e TI?

Como o objetivo do inventário de tecnologia da informação é ter dados sobre os ativos tecnológicos da organização, ele deve ser atualizado constantemente para garantir informações confiáveis.

Caso o inventário ainda não tenha sido criado, o momento certo para fazê-lo é o quanto antes. Para qualquer tamanho de empresa, segmento ou quantidade de softwares e hardwares, o inventário será um grande aliado da gestão de TI.

Certamente, já no primeiro levantamento e registro dos recursos serão encontrados diversos pontos de melhoria e atenção. Seja no que tange custos desnecessários, falta, excesso, ou recursos inadequados para sua finalidade.

Diante disso, o primeiro passo é entender o cenário todo, mapear cada ação a ser executada e decidir quais intervenções serão necessárias para resolver os problemas. Quando as ações corretivas forem concluídas será preciso manter o inventário atualizado, analisá-lo constantemente e para saber quando novas atuações serão necessárias, tornando esse ciclo uma rotina.

Quais as melhores práticas para gestão de inventário?

Falamos de diversos assuntos sobre inventário. Agora vamos falar sobre como extrair ao máximo dessa ferramenta e de uma forma ainda mais eficiente.

Inserção de todos os dados

É importante contar com um sistema que tenha disponibilidade para inserir os dados de forma manual quando necessário e que esteja estruturado para as demandas de Telecom e TI.

Importante buscar uma ferramenta que contemple todos os dados importantes para o controle do inventário de cada empresa, já que podem variar bastante de uma organização para outra. Sistemas que permitem essa personalização são ideais.

Controle automatizado

Ter uma ferramenta automatizada minimiza a possibilidade de erros e da inserção incorreta de dados, facilita a visualização de todo parque tecnológico e agiliza a tomada de decisão, reduzindo problemas comuns quando o controle é feito de forma manual.

Investir em sistemas e rotinas automáticos para atualizar e monitorar o inventário de Telecom e TI é, com certeza, uma boa prática. Essa iniciativa é ainda mais importante em estruturas de gestão mais complexas que contam com grande quantidade de ativos, diferentes departamentos ou terceiros que utilizam sistemas e dispositivos da empresa.

Criação de relatórios personalizados

Um dos objetivos mais importantes do inventário de Telecom e TI é fornecer as informações necessárias para auxiliar as tomadas de decisão.

Ter a possibilidade de gerar relatórios personalizados e diversos a partir de diferentes dados e critérios permitem decisões mais assertivas com foco na otimização de recursos e na redução de custos. É possível saber, por exemplo, quais softwares precisarão ter suas licenças renovadas até o final do ano e prever os investimentos necessários para isso ou até mesmo, aumento ou refresh no parque de dispositivos.

Foco nas informações importantes

Com um grande volume de dados sobre os ativos de Telecom e TI, é possível que tanta informação confunda o que realmente é importante para uma gestão eficiente.

No momento da implantação do inventario, até mesmo antes da primeira carga, é importante definir quais dados são relevantes e principalmente quais serão os principais analisados.  Sabendo quais informações são necessárias para embasar a estratégia do seu negócio, você também poderá elaborar relatórios específicos para o que deseja analisar e fundamentar as decisões que precisa tomar.

Entrada e saída de ativos

O principal motivo que pode resultar em inconsistências no inventário é a entrada e a saída de ativos sem registro ou atualização. Para evitar esse problema é preciso ter um processo bem definido que altere os dados do inventário apenas quando efetivamente um ativo passar a ser ou deixar de ser parte da empresa ou ter movimentação interna; de centro de custo, por exemplo.

O sucesso do inventário e para que ele seja uma ferramenta eficiente é manter o inventário de Telecom e TI controlado e atualizado. Afinal, é preciso que as informações sejam confiáveis para que as decisões que serão tomadas sejam as acertadas.

Equipe e clientes internos engajados

Para o gestor é de suma importância envolver a equipe nos processos para que os objetivos sejam alcançados. Da mesma forma que implantação e manutenção do inventário também se beneficiam dessa prática.

Vale criar ações ou conversas para que todos compreendam a importância do inventário de Telecom e TI, bem como os benefícios que a ferramenta pode trazer para os processos da empresa. Dessa maneira, o engajamento e os resultados serão maiores.

Além disso, treinamentos que capacitem a equipe de Telecom e TI a utilizar de forma integral a ferramentas e conhecer os processos adotadas também são fundamentais.

Como monitorar o inventário?

Para fazer o monitoramento, a melhor opção é contar com um software de gestão de TI. Esse tipo de sistema pode fazer atualização e monitoramento automáticos continuamente e com chances de erro praticamente nulas. Diferentemente do que acontece nos sistemas manuais como as planilhas.

Em um único software é possível gerenciar todo os ativos de TI de uma empresa, desde a manutenção de inventário até o acompanhamento de contratos, passando pelo controle de gastos com telefonia móvel, fixa e de link de dados, entre outras informações. Um inventário de TI bem desenvolvido, atualizado e monitorado fornece informações cruciais para que o gestor possa tomar decisões assertivas e é responsável por um percentual significativo na redução dos custos.