iControlIT

Todo en un solo lugar

IControlIT es una plataforma Saas, para la gestión de contratos y control de costos y activos de TI y Telecom, centralizados en una única interfaz. Fue desarrollada para ayudar a los gestores de TI y Telecom a trabajar de manera más inteligente, optimizando recursos, controlando gastos, trayendo visibilidad y facilitando la gestión.

Visibilidad

Tenga total visibilidad de sus activos de Telecom y TI para que pueda tomar decisiones basadas en informes consistentes; gestione los contratos, inventario y gastos; haga la gestión de existencias y contratos y expanda de forma consciente.

Optimización de Activos

Obtenga informes gerenciales de forma fácil y con toda la información que usted necesita; pague sus cuentas sin intereses o multas y ahorre dinero; cuente con el apoyo de los especialistas de K2A para alcanzas sus objetivos y metas.

Automatización

Automatización de tareas recurrentes; alertas configurables; parametrización de flujos de aprobación y acciones importantes; herramienta simple y amigable para que los gestores de área y usuarios supervisen los gastos individuales y del equipo.

Gestión de Pedidos

Agiliza, controla y gestiona los pedidos de TI y Telecom para las demandas internas de su empresa, permitiendo que todos los pedidos de modificaciones o adquisiciones sean localizados y supervisados fácilmente.

Simplifica el proceso de solicitud de notebooks, licencias de softwares, aparatos y chips, enlace de datos y todos los recursos que están bajo la gestión de TI; controla el inventario, además de garantizar la calidad de la atención al usuario final. Por iControlIT es posible que el propio usuario final solicite activos y supervise las negociaciones, posibilitando mayor eficiencia en el flujo de aprobación.

Gestión de Facturas

Automatiza y simplifica el proceso recibimiento, ubicación y pago de las facturas. Evita atrasos que pueden generar costos indeseados con multas e intereses, además de interrupción de los servicios.

Empresas sin gestión y con alto volumen de facturas pueden estar gastando hasta 30% de sus costos con TI y Telecom solo con multas e intereses, sin contar con las pérdidas por interrupción de servicios.

Todas las facturas en un solo lugar, independiente del formato; cargadas manualmente, digitalizadas o importadas directo del sistema de los proveedores. Además de que toda la automación esté integrada, garantizando que toda la información financiera esté alineada con sus códigos de contables, centros de costo y sistemas de RR.HH.

Gestión de Inventario

Controla todas las soluciones de Telecom y TI en tiempo real, trae visibilidad a nivel gerencial y analítico. Relacionando información de usuarios, dispositivos, líneas, extensiones, licencias, centros de costo y diversos otros datos relevantes.

El inventario es el punto de partida para el éxito de la gestión y reducción de costos. Ya encontramos empresas que dejaron de gastar más de 1 millón por año solamente controlando el inventario.

Gestión de Gastos

Hace el análisis y gestión del uso y consumo de los activos de Telecom y TI, buscando ecualizar demanda real versus costo.

Eliminar inconsistencias de cobranzas, reajustes, paquetes por encima o por debajo de la necesidad, recursos sin utilización y otras tantas incongruencias que tratadas generan resultados significativos en el desempeño y costos con Telecom y TI.

Cuando se habla de activos de Telecom y TI muchas variables deben ser administradas, así como el comportamiento y demanda de uso. Es común en las empresas tener servicios contratados con potencial por encima o por debajo de lo que realmente es utilizado, pudiendo generar cobranzas extras o incluso costos sin necesidad, así como detectar algunas oportunidades de orientación a los usuarios que impactarán directamente en los gastos.

Gestión de Contratos

Centraliza todos los contratos de sus proveedores de TI y Telecom en nivel detallado, incluyendo la funcionalidad Multicontratos para un único proveedor.

Con base en la información es posible anticipar y renegociar contratos, posibilitando negociaciones más asertivas.

La funcionalidad – Multicontratos – fue pensada en la necesidad de diversas empresas que poseen en una misma factura grupos de líneas con planes distintos.

Gestión de Pagos

Realiza el recibimiento, validación, registro y asiento de todas las facturas en el ERP o de acuerdo con el proceso de cada empresa y supervisa el proceso de pago.

Fallas de proceso y falta de pago pueden generar pérdidas financieras importantes, ya sea por multas e intereses o cancelación de servicio o pagos no aprobados internamente.

iControlIT simplifica la gestión de pagos:

  • Centraliza las facturas en un punto único;
  • Dispara alertas en la plataforma y e-mail;
  • Envía e-mails gerenciales para el control de proceso, del inicio al fin;
  • Gera informes gráficos y KPIs;
  • Controla los recibimientos y asientos;
  • Visión de los pagos con sus historiales.

Gestión de Activos

Permite supervisar el ciclo de vida de todos los hardwares adquiridos por la empresa y servicios agregados a ellos.

Los activos de TI como smartphones, tabletas, notebooks, teléfonos de mesa, desktops y TVs de proyección ahora pueden ser administrados en un único lugar.

Los activos de Telecom y TI tienen una gama de costos asociados de acuerdo con la necesidad de utilización dentro de la empresa.

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