¿Usted sabe cómo reducir costos en TI sin comprometer la calidad de la entrega y procesos?
La tecnología ya es parte de la estrategia y del día a día de todas las empresas y sectores, pero para que la inversión pueda ser optimizada al máximo es importante estar atento a los caminos que pueden ser seguidos para reducir desperdicios financieros y desvíos de presupuesto.
La visibilidad, control y gestión de costos ayuda a la empresa a tener no solamente un mayor aprovechamiento de sus recursos, sino también una ampliación de la productividad. Tener herramientas que permitan visualizar, analizar y tomar decisiones asertivas acorta caminos y consecuentemente tiempo de planificación estratégica.
¿Por qué gestionar gastos en TI y Telecom?
La gestión de los costos y gastos en TI y Telecom es algo que debe ser priorizado por toda empresa que utiliza recursos tecnológicos – actualmente todas las empresas de mediano y gran tamaño, y en muchos casos, también las pequeñas. Esta práctica torna al sector más eficiente y preparado para tratar con las demandas internas, generando, por lo menos tres principales resultados:
- disminución de desperdicio, hecha por medio de la mejoría de los flujos de trabajo y de la optimización de gastos y, principalmente, por el control continuo y toma de decisión consciente y asertiva;
- optimización de los recursos disponibles para la mejoría de los flujos de trabajo y del aumento de desempeño operativo;
- gestión y control de presupuesto, desde el dimensionamiento hasta la realización – presupuestado x realizado, incluyendo el medio del proceso que es el seguimiento y ajustes, en el caso que sea necesario.
¿Cómo conocer los principales gastos del área de TI en su empresa?
El primer paso es tener todos los recursos mapeados en una única herramienta robusta que pueda presentar todo lo que es gasto en detalles y por área de la empresa. Conocer las demandas de cada área y sus prioridades, para, entonces, planificar y asignar los recursos y su dimensionamiento, dentro de lo necesario.
Los principales recursos que una buena herramienta debe tener
INVENTARIO
Este es el punto de partida. Tener todos los activos de software y hardware inventariados en detalle trae visibilidad para dimensionamiento y definiciones estratégicas.
A partir del mismo el gestor de TI puede planificar de formar asertiva las herramientas necesarias para cada proyecto y/o área.
CONTRATOS Y PAGOS
Gestionar contratos no es simplemente saber qué fue contratado, cuándo inicia y cuándo termina la vigencia. Es tener todos los puntos negociados, alcance y SLAs (Service Level Agreement) o, en portugués, ANSs (Acuerdo de Nivel de Servicio), de forma accesible y como parte del día a día de TI o área que cuida de estos servicios y contratos.
Así como los pagos, que cuando son administrados correctamente, evitan gastos extras con multas e intereses y el bloqueo de algún servicio, que puede impactar en la productividad del negocio.
SEGURIDAD
Con tanta información siendo procesada en los dispositivos móviles (notebooks, tabletas y smartphones), es primordial tener una herramienta específica que haga control de accesos, y que sea posible hacer wipe remoto, y geolocalización. Una herramienta de MDM (Mobile Device Manager) robusta y bien parametrizada trae seguridad y mejora directamente la productividad, consecuentemente retornos tangibles.
PRESUPUESTO
La elaboración de un presupuesto de TI y Telecom permite que las empresas optimicen recursos y anticipen cuestiones como: renovación de licencias, almacenamiento de información, adquisición de equipos, depreciación de activos. Es posible alinear la planificación de TI a los negocios, proporcionando una visión más abarcadora de la previsibilidad financiera de la empresa.
La Gestión de Gastos de TI y Telecom es más que una tendencia, es una realidad y ya presentó resultados significativos para las empresas. Incluso proporcionando la inversión en nuevos proyectos solo con los valores no desperdiciados y recuperados.
