O controle de inventário de TI é uma ferramenta de suma importância para empresas de grande e pequeno porte, independentemente da área de atuação.
Afinal, a quantidade de sistemas, equipamentos e TI são fundamentais para o desenvolvimento das atividades cotidianas.
Inclusive, para um gestor é um grande desafio gerenciar uma empresa de sucesso mantendo um bom controle de inventário de TI.
Claro, não só porque o mercado está em alta e sim pelas constantes mudanças que ocorrem com o passar dos anos.
Por isso, o controle de inventário de TI é uma solução completa, que auxilia no planejamento e controle de ativos e até mesmo na competitividade no mercado.
Quer saber mais sobre o monitoramento de ativos de TI? Então, acompanhe a breve leitura que preparamos a seguir!
O que é o controle de inventário de TI
O controle de inventário de TI é um detalhamento completo de todos os recursos tecnológicos de uma empresa.
Portanto, ele detém todas as informações e recursos detalhados para decisões importantes relacionadas às informações da empresa.
Um controle de inventário de TI eficiente inclui também todos os equipamentos, ferramentas, objetos e programas além dos itens de TI da empresa.
Ao usufruir de um controle como esse, é necessário o registro de softwares e hardwares presentes.
Dessa forma, garanta um controle completo que oferece muitos benefícios relacionados à tomada de decisões.
O que deve conter no controle de inventário de TI?
Como destacamos, o controle de inventário de TI tem como principal objetivo o registro de tudo que faz parte do TI no inventário da empresa.
Portanto, deve conter o número total de equipamentos, datas de compra, os números de série, dados técnicos, onde estão instalados, datas de atualizações e manutenções, entre outros.
Todos os itens de tecnologia da informação devem passar por um registro minucioso como esse separadamente para o registro no controle.
A divisão por categoria para os registros dos itens de tecnologia da informação facilita ainda mais e pode otimizar os processos, resultando em um controle organizado e preciso.
A seguir, separamos um exemplo com poucas categorias como: hardware, softwares e usuários. Claro, cada categoria mencionada contará com seus ativos:
Categoria de softwares no controle de inventário de TI
No controle de inventário de TI o que não pode faltar para o inventário é o registro de serviços em nuvem, aplicativos e licenças e outros.
Ou seja, todos os recursos de tecnologia são considerados intangíveis.
Categoria de hardwares
- Equipamentos de biometria;
- Modens;
- Impressoras;
- Roteadores;
- Câmeras;
- Relógios de ponto;
- Servidores;
- Notebooks;
- Computadores, entre outros.
Categoria de usuários
O controle de usuários está relacionado ao cadastro dos perfis que fazem o uso de toda a estrutura de TI e hardwares da empresa.
Portanto, deve conter todos os detalhes de login, logoff, senhas, usuários e demais dados relevantes.
Qual a importância do controle de inventário de TI
Então, um controle como esse é de suma importância para o sucesso de uma empresa e principalmente manutenção de gastos.
Mas, esse são apenas dois dos principais motivos que destacam a importância e necessidade do controle de inventário de TI.
Tomada de decisões assertivas e mapeamento de falhas
A antecipação das falhas é uma das principais vantagens do controle, ao possibilitar uma tomada de decisões ainda mais assertivas.
Ou seja, permite que os gestores possam agir com antecedência, evitando que esses possíveis problemas causem danos à empresa ainda na fase inicial.
Praticidade no gerenciamento de garantias e prazos
Ainda, sim, o controle de inventário de TI facilita o gerenciamento de garantias e prazos de cada hardware e software na empresa.
Portanto, a empresa assegura os seus direitos perante todos os fornecedores para atualizar antes do fim do prazo de cobertura dos seus ativos.
Atenção a entrada e saída de ativos
A entrada e saída de ativos são as principais ocasiões que podem resultar em inconsistências no controle do patrimônio empresarial.
Por isso, é preciso a adoção de um controle preciso para a alteração de dados no inventário.
Desta forma, o gestor assegura em datas quando efetivamente o ativo deixa de ser parte da empresa ou até mesmo passa a ser de posse dela.
Maior segurança no gerenciamento de dados da empresa
A partir do controle de inventário de TI os gestores mapearam os principais ativos com vírus, a quantidade de dispositivos e até mesmo o tempo de uso.
Claro, informações como essas são de suma importância para que medidas de proteção de dados sejam tomadas como, por exemplo, a atualização dos sistemas operacionais e manutenções recorrentes.
Como cuidar do controle de inventário de TI?
Como destacamos anteriormente, não basta apenas o cadastro de todas as categorias no controle de inventário de TI, é preciso atualizações em tempo real.
Ou seja, o gestor deve acompanhar todas as mudanças para o controle permanecer eficiente, tornando assertivo a tomada de decisões.
No entanto, para alguns segmentos e portes de empresa, o controle é muito complexo. Por isso, nada melhor do que contratar um software de gestão próprio para todo o controle e gerenciamento de TI.
Um software oferece um gerenciamento de ponta para controle, tornando quase nula as chances de erros, diferente do controle manual a partir de planilhas.
O mercado disponibiliza soluções completas que automatizam todo o setor de dispositivos de telecomunicações da empresa até a parte de manutenção do inventário em poucos “cliques”.
Conheça o controle de inventário de TI da K2A
Como mencionamos, o controle de ativos de TI é tão crucial que se torna uma exigência administrativa. Ele não só protege o patrimônio da empresa, mas também potencializa todas as tomadas de decisão.
Entre os benefícios de uma ferramenta como essa, podemos destacar a redução de custos, o aumento da produtividade e a segurança das informações da empresa.
Na K2A, compreendemos a complexidade dessa tarefa. Por isso, desenvolvemos a solução iContrlIT que otimiza todas as etapas, destacando-se pela sua eficiência.
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