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Tudo o que você precisa saber sobre Auditoria e Contestação de faturas

Erros nas contas de telefonia e serviços de TI são recorrentes, e podem representar um montante significativo

Erros nas contas de telefonia e serviços de TI são recorrentes e podem representar gastos significativos. O percentual de erros em cada fatura pode variar entre 3% e 15%.  

Muitas empresas não sabem das inconsistências, como identificá-las e como reaver o valor indevidamente cobrado. A forma mais efetiva de evitar este problema é contar com um sistema específico e um especialista que conheça as regras dos fornecedores para que a contestação e o estorno sejam rápidos.

Identificadas as inconsistências, a empresa pode contestar os valores cobrados junto à operadora. A Anatel (resolução nº 632, de 7 de março de 2014) permite a contestação retroativa de faturas no prazo de três anos, e o Código de Defesa do Consumidor assegura contestações até 5 anos.

As operadoras têm cinco dias para realizar a primeira resposta do pedido por telefone ou 48h por e-mail. A devolutiva final ao pedido de contestação deve ser feita em até 30 dias, após o primeiro contato, conforme determinação da Anatel.

É importante seguir os padrões de contestação de cada fornecedor, preenchendo todos os formulários e fazendo o controle dos protocolos, datas e prazo de retorno para cada solicitação. Com essas informações em mãos, você poderá cobrar da operadora os retornos e as restituições dos valores aceitos como cobrança indevida. É um processo minucioso e que exige persistência em alguns casos.

Outro ponto importante é que o cliente tem direito a receber o valor por cobrança indevida com depósito direto em conta e não com desconto em fatura. Essas opções devem ser apresentadas pelas operadoras e negociadas com fornecedores que não estejam na regulamentação da Anatel.

Também é possível contestar e pedir a prorrogação da fatura pagando somente o valor que você julgar correto, enquanto ocorre o processo de avaliação de sua contestação. Entretanto, o ideal é efetuar o pagamento integral da fatura para evitar o bloqueio dos serviços. Em casos como esse, você tem direito a receber em dobro o valor cobrado indevidamente, além de juros de 1% ao mês e correção monetária.

Uma boa prática é solicitar todos os anos a carta de quitação. Este documento impede que a empresa receba qualquer cobrança posterior relativa aos serviços prestados.

De forma geral as empresas alcançam resultados significativos de redução de custos com recursos de Telecom e TI depois que implantam a auditoria de contas, que faz uma análise minuciosa confrontando o que foi contratado com o que foi cobrado.

Quais tipos de contas podem ser auditadas?

Um sistema robusto para auditar as contas de Telecom e TI possibilita auditar telefonia fixa e móvel, link de dados, impressão, licença de software, armazenamento em cloud, leasing de dispositivos e serviços complementares como seguro e suporte à hardware.

De forma geral, todos os serviços contratados podem ser auditados e contestados quando necessário. Para eficácia e agilidade, o ideal é uma ferramenta eficiente, com processos e pessoas capacitadas.

Quando fazer a auditoria e contestação?

Pode-se fazer um levantamento pontual e retroativo, principalmente para as contas telefônicas, mensalmente ou iniciarem-se as duas frentes.

O recomendado é mesclar as duas formas. A primeira vai avaliar o passado e geralmente o valor a ser ressarcido é atraente, visto abranger diversos meses ou anos. A segunda, recorrente, traz redução imediata nos gastos e visibilidade do que realmente está sendo usado e deve ser pago, auxiliando a gestão do orçamento atual e do próximo ano.

O que considerar quando for contratar um auditor de contas?

O primeiro ponto é conhecer o software de auditoria. Alguns sistemas disponíveis no mercado não são robustos o suficiente para ler todas as linhas e informações disponíveis nas faturas eletrônicas, deixando de sinalizar muitos erros com representatividade para o resultado de recuperação dos valores.

Para solucionar esse problema, algumas empresas focadas em resultado, contratam outra empresa com know-how e ferramenta robusta para auditar pela segunda vez as contas que já foram auditadas pelo fornecedor anterior. Afinal, cada real recuperado faz diferença para um EBITDA saudável!

Conhecer as regras e os caminhos corretos para contestar os valores, acompanhar de perto e fechar todo o ciclo de auditoria e contestação, também está na lista do que considerar.