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Tudo o que você precisa saber sobre Auditoria e Contestação de faturas

Os erros nas contas de telefonia e serviços de TI são recorrentes, e podem representar um montante significativo no total dos gastos com os serviços. O percentual de erros em cada fatura costuma ser entre 3% e 15%.  

Muitas empresas não sabem das inconsistências, como identificar e como reaver o valor cobrado de forma adequada. A forma mais prática e efetiva é ter um sistema específico e um especialista que conheça as regras das operadoras e fornecedores, para que a contestação seja efetiva e o estorno rápido. Ou seja, alguém que conheça o “caminho das pedras”.

Identificadas as inconsistências, a empresa pode contestar os valores cobrados junto à sua operadora. A Anatel (resolução nº 632, de 7 de março de 2014) permite a contestação retroativa de faturas no prazo de três anos, e o Código de Defesa do Consumidor assegura contestações até 5 anos.

As operadoras têm cinco dias para realizar a primeira resposta do pedido por telefone ou 48 por e-mail. A devolutiva final ao pedido de contestação deve ser feita em até 30 dias, após o primeiro contato, conforme determinação da Anatel.

É importante seguir os padrões de contestação de cada fornecedor, preenchendo todos os formulários e fazendo o controle dos protocolos, datas e prazo de retorno para cada solicitação. Com essas informações em mãos, você poderá cobrar da operadora os retornos e as restituições dos valores aceitos como cobrança indevida. É um processo minucioso e que exige persistência em alguns casos.

Um outro ponto importante é que o cliente tem direito a receber o valor por cobrança indevida, com depósito direto em conta e não com desconto em fatura. Essas opções devem ser apresentadas pelas operadoras e negociadas com fornecedores que não estejam na regulamentação da Anatel.

Vale saber também, que é possível contestar e pedir a prorrogação da fatura pagando somente o valor que você julgar correto, enquanto ocorre o processo de avaliação de sua contestação. Entretanto, o ideal é efetuar o pagamento integral da fatura para evitar o bloqueio dos serviços. Em casos como esse, você tem direito a receber em dobro o valor cobrado indevidamente, além de juros de 1% ao mês e correção monetária.

Uma boa prática é solicitar todos os anos a carta de quitação. Este documento impede que a empresa receba qualquer cobrança posterior relativo aos serviços prestados.

De forma geral as empresas alcançam resultados significativos de redução de custos com recursos de Telecom e TI depois que implantam a auditoria de contas. Isso porque a auditoria faz uma análise minuciosa, confrontando o que foi contratado com o que foi cobrado.

Quais tipos de contas podem ser auditadas?

Com um sistema robusto e preparado para auditar as contas de Telecom e TI, é possível auditar telefonia fixa e móvel, link de dados, impressão, licença de software, armazenamento em cloud, leasing de dispositivos, até mesmo serviços complementares como seguro e suporte à hardware.

De forma geral, todos os serviços contratados podem ser auditados e contestados quando necessário. Para ter eficácia e agilidade, o ideal é ter uma ferramenta eficiente, processos e pessoas capacitadas.

Quando fazer a auditoria e contestação?

Podem ser feitas de duas formas ou as duas conjugadas: você pode fazer um levantamento pontual e retroativo, principalmente para as contas telefônicas, ou mensalmente; ou ainda, iniciar as duas frentes.

O recomendado é mesclar as duas formas. A primeira vai olhar o passado e na maioria dos casos o valor a ser ressarcido é atraente, visto que são diversos meses e até mesmo anos. A segunda, recorrente, traz redução imediata nos gastos e visibilidade real do que realmente está sendo usado e deve ser pago. Auxiliando também na gestão do orçamento atual e para o próximo ano.

O que considerar quando for contratar um fornecedor que faça auditoria?

O primeiro ponto é conhecer o software de auditoria. Alguns sistemas disponíveis no mercado não são robustos o suficiente para ler todas as linhas e as informações disponíveis nas faturas eletrônicas, deixando de sinalizar muitos erros com representatividade para o resultado de recuperação dos valores.

Para solucionar esse problema, algumas empresas focadas em resultado, contratam outra empresa com know-how e ferramenta robusta para auditar pela segunda vez as contas que já foram auditadas pelo fornecedor anterior. Afinal, cada real recuperado faz diferença para um EBITDA saudável!

Como já falado anteriormente, processos e pessoas fazem parte do sucesso da recuperação dos valores cobrados indevidamente. Conhecer as regras e os caminhos corretos para contestar os valores, acompanhar de perto e fechar todo o ciclo de auditoria e contestação, também está na lista do que considerar.

Agora você já sabe os principais e primordiais pontos para uma auditoria e contestação de contas eficientes!