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Todo lo que necesita saber sobre Auditoría y Reclamo de facturas

Errores en las cuentas de telefonía y servicios de TI son recurrentes, y pueden representar un monto significativo

Errores en las cuentas de telefonía y servicios de TI son recurrentes, y pueden representar un monto significativo. El porcentaje de errores en cada factura suele muchas veces ser entre el 3 % y el 15 %.

Muchas empresas no saben de estas inconsistencias, cómo identificar y recuperar montos cobrados indebidamente. La forma más efectiva para evitar este problema es contar con un sistema específico y un especialista que conozca las reglas de los proveedores, para que el reclamo sea efectivo y la recuperación rápida.

Identificadas las inconsistencias, la empresa puede reclamar los valores cobrados ante su operadora.

Es importante seguir los modelos de reclamo de cada proveedor, llenando todos los formularios y haciendo el control de los protocolos, fechas y plazo de retorno para cada solicitud. Con estas informaciones en mano, podrá reclamar a la operadora las restituciones de los valores aceptados como cobro indebido. Es un proceso minucioso y que exige persistencia en algunos casos.

Conviene también saber, que muchas veces es posible reclamar y pedir la prórroga de la factura pagando solo el valor que usted juzgue correcto, mientras ocurre el proceso de evaluación de su reclamo. No obstante, lo ideal es efectuar el pago total de la factura para evitar el bloqueo de los servicios.

Una buena práctica es solicitar todos los años la carta de liquidación. Este documento evita que la empresa reciba más cargos posteriormente a los servicios prestados.

De forma general las empresas alcanzan resultados significativos de reducción de costos con recursos de Telecom y TI después de implantar la auditoría de cuentas, que realiza un análisis minucioso, comparando lo contratado con lo cobrado.

¿Qué tipos de cuentas pueden ser auditadas?

Un sistema sólido para auditar las cuentas de Telecom y TI torna posible auditar la telefonía fija y móvil, enlace de datos, impresión, licencia de software, almacenamiento en cloud, leasing de dispositivos y servicios complementarios como seguro y asistencia a hardware.

De forma general, todos los servicios contratados pueden ser auditados y reclamados cuando sea necesario. Para eficacia y agilidad, lo ideal es tener una herramienta eficiente, con procesos y personas capacitadas.

¿Cuándo hacer la auditoría y reclamo?

Puede hacerse de dos formas distintas: un relevamiento puntual y retroactivo, principalmente para las cuentas telefónicas, o mensualmente o también, iniciar los dos frentes.

Lo recomendado es mezclar las dos formas. La primera mirará el pasado y en general el valor a recuperar es atractivo, ya que incluye varios meses o años. La segunda, recurrente, es la que trae reducción inmediata en los gastos y visibilidad de lo que realmente se está usando y que se debe pagar y ayuda en la gestión del presupuesto actual y para el próximo año.

¿Qué tener en cuenta al contratar un proveedor de auditoría?

El primer punto es conocer el software de auditoría. Algunos sistemas disponibles en el mercado no son lo suficientemente sólidos para leer todas las líneas y las informaciones disponibles en las facturas electrónicas, dejando de señalar muchos errores con representatividad para el resultado de recuperación de los valores.

Para solucionar ese problema, algunas empresas enfocadas en resultados, contratan a otra empresa con know-how y herramientas sólidas para auditar por segunda vez las cuentas que ya fueron auditadas por el proveedor anterior. Finalmente, ¡cada valor recuperado hace la diferencia para un EBITDA saludable!

Conocer las reglas y los caminos correctos para el reclamo de valores, seguir de cerca y cerrar todo el ciclo de auditoría y reclamo también está en la lista de qué considerar.