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TODO EN UN SOLO LUGAR

iControlIT es una plataforma para gestión y control de activos de TI y Telecom, centralizados en una única interfaz. Su desarrollo se hizo para ayudar a los gestores a trabajar de manera más inteligente, optimizando recursos, controlando gastos, dando visibilidad y facilitando la gestión.

  • Visibilidad de sus activos de Telecom y TI para la toma de decisiones basadas en informes consistentes; 

  • Gestión de contratos, inventario y gastos. Optimización de activos, pago de cuentas sin interés o multas; 

  • Expansion de los activos de manera consciente; 

  • Herramienta simple y amigable para que los gestores y usuarios puedan seguir los gastos individuales y del equipo; 

  • Automatización de tareas recurrentes; 

  • Informes de gestion fáciles de obtener y con toda la información necesaria; 

  • Apoyo de los especialistas de K2A para alcanzar sus objetivos y metas.

Gestión de Contratos

En una única plataforma podrá registrar todos los contratos de sus proveedores en nivel detallado, incluyendo la funcionalidad multi contratos para un único proveedor.

Anticipa el vencimiento de los contratos, permitiendo negociaciones mejores.

Registra los contratos de telefonía fija, móvil, enlace de datos, licencias de softwares, impresión, leasing de dispositivos y otros relacionados a Telecom y TI, incluyendo informaciones de vigencia, tarifas, servicios, compras de equipos sujetas a los contratos y las reglas acordadas. Con este registro completo es posible controlar y auditar las métricas importantes, además de provisionar ajustes de valores y fecha para iniciar la renegociación de contratos.

  • La funcionalidad multicontratos satisface la necesidad de empresas que tienen en una misma factura grupos de líneas con planes diferentes.

Agiliza, controla y administra los pedidos de TI y Telecom para las demandas internas de su empresa, permitiendo que todos los pedidos de modificaciones o adquisiciones sean localizados y seguidos fácilmente.

Simplifica el proceso de solicitud de notebooks, licencias de softwares, aparatos y chips, enlace de datos y todos los recursos que están bajo la gestión de TI; controla el inventario, además de garantizar la calidad de la atención al usuario final.

Empresas en constante movimiento y actualizaciones hacen reemplazos de equipos y tecnologías una realidad diaria, exigiendo más tiempo del equipo interno, pudiendo ocasionar errores, falta de control y generando gastos indeseados, todos evitables por el iControlIT.

Con iControlIT los gestores tienen visibilidad de todo el ciclo de vida de su parque de aparatos y líneas, control de las nuevas requisiciones, además de facilitar todo el proceso para el usuario.

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Gestión de Facturas iControlIT

Automatiza y simplifica el proceso de recepción, asignación y pago de las facturas. Evita retrasos que generan costos indeseados con multas e interés, además de la interrupción de los servicios. Estos gastos pueden representar hasta el 30% de los costos de TI y Telecomunicaciones.

Con iControlIT todas las facturas estarán en un solo lugar, independientemente del formato, cargadas manualmente y digitalizadas, o importadas directamente desde el sistema de los proveedores. Además toda la automatización integrada garantiza que las informaciones financieras estén alineadas con sus códigos contables, centros de costo y sistemas de RR. HH.

iControlIT puede ser parametrizado de forma de atender todas las empresas, incluyendo a las que tienen modelo de prorrateo complejo.

Gestión de Gastos iControlIT

Análisis y gestión del uso y del consumo de los activos de Telecom y TI, buscando igualar la demanda real versus costo.

Eliminar inconsistencias de cobranzas, reajustes, paquetes por encima o debajo de la necesidad, recursos sin utilización y otras incongruencias que si son tratadas generan resultados significativos en el desempeño y costos con Telecom y TI.

Los activos de Telecom y TI tienen muchas variables que necesitan ser gestionadas, como el comportamiento y demanda de uso. Es común las empresas tener servicios contratados inconsistentes con lo que realmente es utilizado, generando cobranzas extras sin necesidad. iControlIT detecta oportunidades de orientación a los usuarios que impactarán positivamente los gastos.

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Gestión de Inventario iControlIT

Controla todas las soluciones de Telecom y TI en tiempo real, trae visibilidad y análisis a nivel gerencial. Relaciona informaciones de usuarios, dispositivos, líneas, extensiones, licencias, centros de costo y otros datos de relevancia.

El inventario es el punto de partida para el éxito de la gestión de costos. Nos hemos encontrado con empresas que dejaron de gastar cientos de miles de dólares por año con solo controlar el inventario.

Es común en las empresas que las personas que se vayan y se lleven el dispositivo y la línea telefónica, sin desvincular el Registro Fiscal de la misma, o pierden dispositivos y la línea continúa activa y en uso por la persona que la encontró. Lo mismo puede ocurrir con notebooks, tablets y softwares – cuando el usuario cambia su función o utiliza otras herramientas y no comunica al área de TI que el software está en desuso, pero generando costo.

Otra situación habitual es pedir dispositivos o líneas nuevas, aunque la empresa los tenga en su inventario, tener cambios de personal interno y no migrarlo al centro de costo correspondiente, o tener licencias extras a las necesarias, porque el gerente no tiene visibilidad.

Permite acompañar el ciclo de vida de los hardwares adquiridos por la empresa y servicios agregados a estos.

Activos de TI como smartphones, tablets, notebooks, teléfonos de mesa, desktops y TVs para proyección, ahora se pueden administrar en un único lugar y de acuerdo con la necesidad de utilización de la empresa.

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Gestión de Pagos iControlIT

Después de la recepción, validación, registro y lanzamiento de las facturas en el ERP o de acuerdo con el proceso de la empresa, iControlIT acompaña el proceso de pago.

Fallas de proceso y falta de pago pueden generar pérdidas financieras importantes, sea por multas e interés o cancelación de servicios o pagos no aprobados internamente.

iControlIT simplifica la gestión de pagos:

  • Centraliza las facturas en un punto único;
  • Emite alertas en la plataforma y mensajes de e-mail para gestores; para el control de proceso, del inicio al fin;
  • Genera informes gráficos y KPIs;
  • Controla recibos y contabilizaciones;
  • Permite la visión de historiales de pagos.